5 złotych zasad zarządzania taskami, by oszczędzić 2h dziennie
Każdego dnia organizujemy, planujemy, sprawdzamy i kontrolujemy różne zadania. Bo tak naprawdę są nimi wszystkie czynności w życiu codziennym. Nieistotne, czy są one mało znaczące w danej chwili, czy to na wielką skalę projekty. Tak samo jest w sytuacji obowiązków służbowych. Pracujemy, ale główną składową naszej pracy są zadania. Dzisiejszy dynamiczny świat nie ułatwia nam ich realizacji — bo gdy mowa o natłoku zadań, projektów, rozpraszaczy, pogoni za konkurencją oraz własnym rozwojem, to zapala nam się rezerwa energetyczna i zadajemy sobie pytanie, jak to wszystko pogodzić, by nic nie zawalić?
Zarządzanie zadaniami — jest konieczne?
Zarządzanie zadaniami to proces, który składa się z odpowiedniego zorganizowania, planowania, monitorowania oraz kontrolowania zadań koniecznych do wykonania, by osiągnąć określony cel. Jeśli gonią Cię terminy, żyjesz „na ostatnią chwilę”, a właściwie każdy powie, że „wielozadaniowość” to Twoje drugie imię lub masz problemy z delegowaniem to ten artykuł jest dla Ciebie. A co więcej… to tylko przykłady problemów związanych z realizacją piętrzących się zadań na Twoim biurku. Być może w poniższych opisach znajdziesz swój mankament i szybko wprowadzisz w życie, by cieszyć się większą produktywnością. Poniżej znajdziesz 5 złotych zasad zarządzania projektami — zadaniami.
Zasada 1. Czas na wagę złota
Nie da się ukryć. Realizacja zadań idzie w parze z upływem czasu, a jeśli mowa w niniejszym artykule o oszczędzaniu go, to nie sposób nie wspomnieć o kilku najważniejszych wskazówkach. Gdy będziemy potrafili zarządzać sobą w czasie, to i zasady skutecznego wykonywania zadań lub projektów będą bardziej realne.
Efekt piły
Pilnuj, by nie doprowadzać do „efektu piły”, czyli wszelkiego rodzaju „przerywań” zadań poprzez zakłócenia otoczenia. Mogą nimi być: e-mail, wyjście do toalety, odebranie telefonu i inne. Tego typu czynności psują nasz stan koncentracji — mózg potrzebuje ponownie chwili, by skupić się na zadaniu. To prawdziwy złodziej czasu. Dzieje się tak, gdyż, jak pokazują badania jest on w stanie zabrać do. 30% całego czasu pracy. To bardzo dużo. Jeśli pracujesz na etacie to wynik ten stanowi ponad 2 godziny straconego czasu!
Pomodoro
Stosuj pomodoro — to klasyka pomagająca działać w pełnym skoncentrowaniu nad zadaniami. Najprościej mówiąc: działaj w określonych ramach czasowych i odstępach między nimi. Najbardziej popularne to 25 minut pracy, 5 minut przerwy. Dostosuj czas do siebie.
Zasada 60:40
Zawsze zostaw sobie pewien niezaplanowany bufor czasowy. Warto myśleć realistycznie i być gotowym na niespodziewane, by później nie zaznać frustracji z niewykonania zadań. Dostosuj proporcje pod siebie i swój plan dnia.
To tylko przykłady działań, ale zawsze od czegoś warto rozpocząć. Dobierz techniki pod siebie — być może na początek pomoże Ci pobudka godzinę wcześniej i produktywna praca o wschodzie słońca z ciszą w tle.
Zasada 2. Co jest do zrobienia?
Twórz listy zadań i nadawaj priorytety. Sporządzona lista zadań pozwoli na sprawne kontrolowanie bieżącej sytuacji. Dobrze realizować je jako „To-Do”. Natomiast nadawanie priorytetów to skupienie się na najistotniejszym. Aby móc nadawać priorytety warto mieć na uwadze m.in:
Jedna rzecz
To metoda, w której wykonujemy zadania po kolei. Nie działamy wielozadaniowo, gdyż wykonywanie wielu rzeczy naraz to właściwie niewykonanie niczego od początku do końca. Skup się na jednym. Najlepiej takim, którego zrealizowanie da Ci poczucie wewnętrznej satysfakcji i spokoju.
Zjedź tę żabę
Żaba to najważniejsze i jednocześnie najgorsze zadanie do wykonania. Wykonaj je w pierwszej kolejności, by później przez resztę dnia mieć poczucie, że już nic gorszego Cię nie spotka, a i ta żaba nie będzie Ci zabierać miejsca na biurku.
Metoda salami
Oddzielaj duże projekty na mniejsze zadania, niczym plasterki salami. Wykonuj po kolei. To przyczyni się do tego, iż cały rozbudowany projekt nie będzie Cię przerażał i przyczyniał się do prokrastynacji.
Zasada 3. Ustal realistyczne cele
Organizuj i planuj przy założeniu, że dasz radę coś wykonać. Myśl realnie. Czy projekt nie wykracza znacząco ponad Twoje kompetencje? To samo tyczy się ram czasowych. Ustal realny czas wykonania zadania. Postawione cele powinny przybliżać do mety. Również realizuj je w kolejności.
Zasada 4. Monitoruj postępy
To ważne. Dzięki monitorowaniu jesteś w stanie szybciej wyłapać nieprawidłowości i reagować na bieżąco. Oceniaj swoje poczynania i porównuj je z celami. Gdy coś idzie nie tak — wprowadzaj zmiany. Nie bój się również oceniać swoją pracę. To pozwoli Ci stawać się coraz lepszym.
Zasada 5. Bądź elastyczny i otwarty
Pamiętaj, że jeśli monitorowałeś postępy to coś po drodze mogło pójść nie tak. Elastyczność pozwoli Ci na pewne ustępstwa w Twoich pierwotnych założeniach. Dostosuj się do zmian. Bądź otwarty na sugestie otoczenia i szanuj również swoje decyzje, dbając przy tym o zachowanie równowagi między często trudnymi decyzjami a życiem prywatnym.
Narzędzia wspomagające zarządzanie zadaniami
Istnieje szereg narzędzi pomagającym w porządkowaniu czasu i codziennych zadań. Wybór odpowiedniego to kwestia preferencji i potrzeb. Otwórz się również i na nie, by ułatwiać swoją pracę i nie siedzieć przy biurku z kartką papieru, stoperem i arkuszem Excel. Dostępne na rynku narzędzia pomogą Ci w zadaniach! Większość z nich znajdziesz również w formie aplikacji — możesz więc korzystać z nich na dowolnym urządzeniu mobilnym. Wśród najpopularniejszych wyróżniamy:
Trello
To platforma do zarządzania projektami, która umożliwia organizację zadań w formie tablicy kanban, z możliwością dodawania kart z opisem i list zadań. Trello umożliwia kontrolowanie pracy własnej i zespołów.
Asana
Służy również do zarządzania zadaniami. Przy tworzeniu zadań możemy określać datę końcową, ustalać priorytety, przypisywać osoby do określonych czynności. Członkowie zespołu mogą również sami się dopisywać, gdy zainteresowani są konkretnym zadaniem.
Jira
To opcja zarządzania i planowania zadaniami dla zespołów deweloperskich. Członkowie mogą w nim obserwować swoje postępy, zarządzać budżetami i wymaganiami.
Monday
Aplikacja, która podobnie jak powyższe uporządkuje zadania i pokaże ich postępy, ale oprócz tego pozwoli na zarządzanie kampaniami marketingowymi lub sprzedażą. Zawiera ona również możliwość wysyłki SMS i e-mail, dodawanie komentarzy, czy przenoszenie plików.
Notion
To szczególny notatnik, w którym zanotujesz niezbędne informacje oraz wszelkie plany. Umożliwia tworzenie list zadań, przenoszenie do poszczególnych kategorii, dodawanie etykiet, tagów i wiele innych.
Toggl/Clockify
To przykłady platform do mierzenia czasu pracy. Dzięki zaznaczaniu czasu jesteś w stanie określić i monitorować, w jakim czasie wykonałeś daną aktywność. Z platform tych z łatwością wygenerujesz raporty miesięczne bądź dzienne.
Freedom
Jest to aplikacja blokująca wszelkie „rozpraszacze” elektroniczne umieszczone wokół na określony czas. Dla przykładu media społecznościowe, strony internetowe. Dzięki ustalaniu czasu blokady możesz mierzyć czas spędzony na pracy lub posłuchać muzyki dla lepszej koncentracji.
Delegowanie zadań
Powyżej przedstawione zostały przykłady aplikacji/platform, które mają ułatwiać Twoją pracę i tym samym zwiększać produktywność. Pamiętaj, że również poprzez delegowanie zadań zrzucisz z siebie wykonywanie „drobnych” spraw na poczet skupienia się na tych najważniejszych. Nie zapomnij, że problemy z zarządzaniem zadaniami są powiązane z wielozadaniowością, pracoholizmem, prokrastynacją. itp., a to prowadzić może do zmęczenia, frustracji lub niewłaściwego podejmowania decyzji.
Wirtualna asystentka — prosty sposób na oszczędność czasu
Przekaż listę zadań, które dedykowana asystentka ma za Ciebie wykonać. Sprawdzi się ona, gdy zaskoczy Cię nowy projekt i nie będziesz dysponował czasem na jego realizację. Wirtualna asystentka wspomoże pracę zespołu w wielu kwestiach. W zależności od jej kompetencji łatwiej możesz zarządzać własnym czasem i zadaniami, by zyskać m.in więcej życia osobistego.
Sprawdź, w jakich zadaniach może wspomóc Cię WA Assistly: Zakres obowiązków Wirtualnej Asystentki
I zaoszczędź swój cenny czas. O tym więcej przeczytasz tutaj: Zyskaj 10 godzin tygodniowo z Assistly!