Coraz więcej przedsiębiorców w całej Polsce rezygnuje z zatrudniania asystentki na etat w firmie. Zdecydowanie chętniej sięgają oni po oferty wirtualnych sekretariatów.

Jeśli jesteś osobą zabieganą i większość czasu spędzasz w biurze nad wykonywaniem zadań, których nawet nie lubisz, zapewne zastanawiasz się nad skorzystaniem z usług ekspertów. Tutaj pojawia się pytanie — czy warto?

Przeczytaj artykuł i zobacz, czy zatrudnienie wirtualnej asystentki jest czymś, czego chcesz i potrzebujesz.

Czym zajmuje się wirtualna asystentka?

Praca wirtualnej asystentki polega na odciążaniu przedsiębiorców od codziennych zadań, z którymi mierzą się oni w swoich firmach. W zależności od klienta i jego potrzeb, asystentka będzie wykonywać obowiązki i wspierać swoich klientów na różny sposób.

Czym dokładnie zajmuje się wirtualny sekretariat?

• prowadzenie profili w social mediach,
• copywriting,
• umawianie spotkań,
• tworzenie notatek i podsumowań ze spotkań z klientami,
• prace administracyjne dla Twojego biura (np. przygotowanie umów, uzupełnianie dokumentów),
• tworzenie wiadomości,
• prowadzenie strony internetowej.

W zawodzie wirtualnej asystentki ważne są nie tylko doświadczenie, ale przede wszystkim to, czy potrafi ona porozumieć się ze swoim klientem oraz dostosować do jego potrzeb i oczekiwań.

Jeśli wśród umiejętności, które posiada czegoś brakuje, powinna ona zaproponować inne rozwiązanie lub polecić kogoś innego, aby mógł wykonać dla Ciebie powierzoną pracę.

Pamiętaj, że wirtualne asystentki znają się i kontaktują między sobą, a także często pomagają sobie w obsłudze klientów, ponieważ każda z nich ma wiedzę na inny temat.

Jakie cechy charakteru liczą się w zawodzie wirtualnej asystentki?

We współpracy z wirtualną asystentką warto zwrócić uwagę na to czy posiada cechy osobowości, które w praktyce będą wpływać na to jak będzie ona wykonywać swoją pracę.

Zobacz, czy wiesz, na jakie cechy zwrócić uwagę. Oto one:

• odpowiedzialność,
• zorganizowanie,
• punktualność,
• terminowość,
• rzetelność,
• kreatywność,
• komunikatywność.

Jaka powinna być wirtualna asystentka?

Jak wspomnieliśmy wyżej, ważne są nie tylko umiejętności. Asystentka powinna mieć także cechy charakteru, które są niezbędne do wyświadczenia usługi, której jako klient potrzebujesz.

Co jeszcze asystentka powinna być w stanie zapewnić swoim klientom?

• sprawną komunikację,
• umiejętne zarządzanie czasem,
• dokładność i rzetelność, wykonywanych zadań,
• sumienną i staranną pracę,
• zaangażowanie w sprawy i potrzeby całego zespołu.

Opis przypadków

Artur miał na co dzień mnóstwo pracy. Nie miał czasu na odpoczynek ani dla dzieci. Wirtualni asystenci przejęli jego zadania i obowiązki biurowe, a Artur skupił się na swoich klientach.

Jaka jest jego korzyść w tej sytuacji?

Artur zoptymalizował swój czas, zatrudnił wirtualnych asystentów i zarobił pieniądze.

Ile kosztuje wirtualna asystentka?

To zależy od umiejętności asystentki, jej doświadczenia, usługi, którą będzie dla nas wykonywać, a także od tego, w jakim wymiarze czasowym potrzebujesz wsparcia wirtualnej asystentki.

Co wchodzi w skład oferty, którą oferuje wirtualna asystentka?

Warto wspomnieć, że w koszty zatrudnienia specjalistów od obsługi biura, wchodzi nie tylko wsparcie asystenckie w postaci wykonania zleconych zadań.

Z racji tego, że asystentka wykonuje szereg różnych czynności i nie ogranicza się jedynie do pracy administracyjnej, zatrudniając wirtualną asystentkę, zyskujesz także marketingowca, copywritera i grafika w jednym. Dzięki temu Twój zespół zyskuje wsparcie na wielu płaszczyznach bez konieczności zatrudniania wielu specjalistów.

To zdecydowanie pozytywna strona tego rozwiązania!

W jaki sposób wirtualna asystentka będzie się ze mną rozliczać za czas wykonanej pracy?

Asystentka prowadzi ewidencję czasu pracy w postaci tabelki (jak również za pośrednictwem narzędzi do zliczania czasu). W każdej z kolumn szczegółowo uzupełnia, ile czasu poświęciła na wykonanie danego zadania. Dzięki czemu na koniec każdego tygodnia dowiesz się, ile jeszcze czasu możesz wykorzystać w ramach wykupionej usługi.

Dodatkowo każda usługa będzie zaznaczana w specjalnym narzędziu do liczenia czasu pracy.

Dzięki temu masz pełny wgląd w to, za co płacisz.

Ile zarabia wirtualna asystentka?

Zarobki na tym stanowisku będą zależeć od różnych czynników, np. od rodzaju zatrudnienia, branży, w której specjalizuje się asystentka, a także doświadczeniu, które posiada w swojej pracy z klientem.

Szacuje się, że wirtualny asystent zarabia średnio od 50 do nawet 400 zł za godzinę. Ceny są uzależnione od kompetencji, doświadczenia, rodzaju uzyskiwanej obsługi, gwarancji zastępstwa, rzetelności i efektywności wykonanych zadań. Np. w Assistly każdy Klient otrzymuje dedykowaną asystentkę oraz dedykowanego opiekuna, gwarancję zastępowalności asystentki, jeśli ta z pewnych względów jest niedostępna (urlop, wypadek, choroba), cały zespół do pracy jeśli projekt tego wymaga, pewność, że usługa zostanie wykonana rzetelnie (opinie Klientów Assistly) oraz ciągły rozwój asystentek, aby były na bieżąco z obowiązującymi narzędziami on-line i trendami rynkowymi.

Dowiedz się jak zaoszczędzisz do 10h tygodniowo swojego czasu delegując zadania zdalnej asystentce Assistly i zapisz się na 30 minutową rozmowę z naszym konsultantem -> Rozmowa.

Jak delegować zadania wirtualnej asystentce?

Delegowanie pracy wirtualnej asystentce to proste i szybkie rozwiązanie na zaoszczędzenie czasu, ale aby był on efektywny, pamiętaj o tym, że delegując zadania musisz przekazać jej kilka ważnych informacji.

Oto one:

• termin, w którym chcesz, żeby dane zadanie zostanie wykonane,
• formę, w jakiej spodziewasz się przedstawienia rezultatów pracy,
• system raportowania, 
• poukładaj zadania według priorytetów (dzięki temu asystentka będzie wiedziała, w jakiej kolejności powinna zabrać się do pracy, a także jak zaplanować swój dzień pracy),
• najwygodniejszy dla Ciebie sposób kontaktu. Po wykonanym zleceniu dawaj swojej asystentce konstruktywny feedback. Dzięki temu każde kolejne zadanie będzie wykonywane jeszcze lepiej, a asystentka będzie wiedziała, na co powinna zwracać szczególną uwagę.

To zdecydowanie ułatwia współpracę — każda strona jest zadowolona. Klient jest zadowolony z rezultatów pracy, a asystentka wie, co ma robić i może skupić się na tym, aby wykonywać zadania jak najlepiej.

Co mówią na swój temat wirtualne asystentki?

Kim jestem?

Jestem Agnieszka Kowalska i przez pięć lat byłam wirtualną asystentką. Zaczynałam od transkrypcji prostych tekstów. Nauczyłam się wtedy wielu rzeczy. Przez lata zdobywałam wiedzę i szukałam rozwiązań w sieci. W mojej pracy najbardziej ceniłam sobie niezależność. Sama wybierałam sobie klientów, z którymi chciałam pracować. Jako wirtualna asystentka miałam także możliwość wybierania takich zleceń, w których czułam się dobrze i w których się specjalizowałam. Dzięki temu zdobywałam Klienta, który pozostawał ze mną na dłużej, ponieważ wiedział, że jestem wirtualną asystentką, która działa w branży jako specjalistka w konkretnych dziedzinach.

Jak zostać wirtualną asystentką?

Aby zacząć pracę w zawodzie wirtualnej asystentki warto ukończyć kursy przygotowane specjalnie dla wirtualnych asystentów.

Oferta tego typu szkoleń jest naprawdę ogromna. Wystarczy skorzystać z internetowej bazy kursów i wybrać taki, który najbardziej będzie odpowiadał temu, czego potrzebujesz do rozpoczęcia swojej działalności jako wirtualna asystentka. Możesz na przykład ukończyć szkolenie z copywritingu czy księgowości.

Jak wybrać odpowiedni dla siebie kurs?

W wyborze odpowiedniego dla Ciebie kursu możesz kierować się nie tylko swoimi zainteresowaniami, ale także tym, czego potrzebują Twoi potencjalni klienci. Wystarczy, że przejrzysz ogłoszenia na stronach dla poszukujących i oferujących zatrudnienie i zobaczysz, co pokazuje praktyka.

Czy wirtualna asystentka jest dla Ciebie?

Mamy nadzieję, że po lekturze tego tekstu jesteś już w stanie odpowiedzieć na pytanie, czy warto skorzystać z usług wirtualnej asystentki.

Jeśli wciąż zastanawiasz się nad tym, czy chcesz zatrudnić wirtualną asystentkę, to skorzystaj z darmowej checklisty, którą dla Ciebie przygotowaliśmy.

Zapisz się na niezobowiązującą konsultację i dowiedz się ile czasu, i pieniędzy dzięki temu zaoszczędzisz.

Zapisuję się