Czym zajmuje się kierownik biura i jak zaoszczędzi 10h tygodniowo Twojej pracy?

Zarządzanie personelem administracyjnym przez office manager

 

Office manager to po prostu osoba, która obejmuje stanowisko kierownika biura. Pracownik ten zajmuje się prawidłowym funkcjonowaniem biura i jego organizacją. Zakres obowiązków office managera wymaga odpowiednich, specyficznych kompetencji, które pozwolą na sprawne wykonywanie szerokiego spektrum obowiązków. Wykonywane przez kierownika biura zadania są bardzo różne i głównie zależą od profilu danej firmy.

 

Kierownik biura jest pośrednikiem między pracownikami a szefem. Do jego zadań należy więc spełnianie potrzeb obu stron.

 

Office manager musi utrzymywać dobre stosunki z personelem biura, ale także resztą zatrudnionych pracowników firmy. Zazwyczaj to on jest pierwszą osobą, do której zgłasza się wszelkie problemy, pytania i wątpliwości. Jednocześnie jest też prawą ręką dyrektora, prezesa, czy też właściciela. Takie położenie w hierarchii firmy sprawia, że musi dbać o interesy zarówno jednych, jak i drugich, co nie zawsze bywa proste.

Praca office managera wiąże się z wypełnianiem wielu różnorodnych zadań, w których istotne jest wcześniejsze przygotowanie oraz wrodzone cechy charakteru. Jeżeli zastanawiasz się, na czym polega praca office managera, ile zarabia, jakie powinien reprezentować kompetencje oraz czy osoba na tym stanowisku może okazać się konieczna w Twojej firmie, koniecznie przeczytaj poniższy artykuł.

 

Office manager i jego kompetencje

 

Istotne kompetencje na stanowisku office managera

Praca na stanowisku kierownik biura wymaga od zatrudnionej osoby bardzo szerokich i specyficznych kompetencji, umiejętności i cech charakteru. Jak każdy manager, musi być przede wszystkim wielozadaniowy i elastyczny, ponieważ zazwyczaj każdy dzień wygląda zupełnie inaczej i przynosi nowe wyzwania. Czasem trzeba zrobić kilka pilnych rzeczy na raz, do czego kluczem jest dobra organizacja pracy i odporność na stres. To predyspozycje, które są na tym stanowisku konieczne.

Ciągłe kontakty z kontrahentami i dostawcami wymagają też od office managera wysokiej kultury osobistej, otwartości i komunikatywności. W związku z tą funkcją bardzo często konieczne okazuje się też biegłe posługiwanie się językiem obcym. Przydatne są także kompetencje miękkie, np. podczas wprowadzania nowych pracowników oraz kierowania nawet niewielkim zespołem pracowników zajmujących się administracją firmy.

 

Zarządzanie personelem administracyjnym przez office manager

 

Samodzielne stanowisko office managera wiąże się też z wielozadaniowością i umiejętnością radzenia sobie z nowymi wyzwaniami. Kierownik biura może oczywiście oddelegować obowiązki, ponieważ zarządzanie personelem biura również leży w jego gestii. Musi natomiast zdawać sobie sprawę z tego, że jest pierwszym ogniwem rozwiązującym problemy, dlatego powinien mieć chociaż ogólne pojęcie o większości obszarów działania firmy.

Przygotowanie do zawodu office managera można zdobyć na studiach tj. ekonomia, administracja, marketing, ale również na dedykowanych szkoleniach. Nie zawsze jest to jednak konieczne i zdarza się, że pracę jako kierownik biura można dostać po innych kierunkach, np. humanistycznych. Część pracodawców może preferować też osoby z wykształceniem związanym z branżą, w której znajduje się przedsiębiorstwo, ponieważ ułatwia to office managerowi wypełnianie specjalistycznych obowiązków.

Specyfika pracy, jaką wykonuje office manager, może sprawiać, że stanowisko to wydaje się trudne, zmienne i niepewne. Prawda jest jednak taka, że dla osób, które lubią wyzwania, nie tolerują nudy w pracy, chcą się nieustannie rozwijać, cenią sobie kontakty interpersonalne oraz możliwość dosyć elastycznego podejścia do wykonywanych obowiązków będzie to praca idealna. Jak w każdej innej branży, tak samo w administracji biurowej istotą jest znalezienie odpowiedniej osoby na odpowiednie stanowisko.

 

Kierownik biura musi być bardzo dobrze zorganizowaną osobą

 

Czym zajmuje się office manager?

Zakres obowiązków office managera jest bardzo szeroki i zróżnicowany, jednak głównie oscyluje on wokół zarządzania pracą biura. W dużym stopniu zależy od wielkości przedsiębiorstwa, ilości zatrudnianych osób, branży, w jakiej działa firma oraz podejścia właściciela do delegowania zadań. Nie ulega jednak wątpliwości, że jest to odpowiedzialne stanowisko, na którym często trzeba wykonywać obowiązki pod presją czasu.

Na liście działań kierowników biur najczęściej figurują: zarządzanie administracją firmy i nadzorowanie prac administracyjno-biurowych (w szczególności rozdzielanie obowiązków), prawidłowy obieg dokumentów przedsiębiorstwa, kontakt z dostawcami i kontrahentami, zajmowanie się zaopatrzeniem biura, koordynacja korespondencji, zapewnienie prawidłowego obiegu informacji oraz porządkowanie dokumentacji.

 

Obowiązki na stanowisku office managera

 

Oprócz skupienia się na kwestiach administracyjnych office manager bardzo często zajmuje się też rzeczami z zakresu usług concierge, do których należą: organizacja podróży służbowych, rezerwacja biletów lotniczych lub kolejowych, wyszukiwanie i bookowanie hoteli w przypadku delegacji, obsługa spotkań, rezerwowanie sali konferencyjnych i inne podobne zadania.

Część kierowników biur, których doświadczenie i staż pracy pozwalają na podejmowanie kluczowych dla strategii i finansów firmy decyzji, przejmuje niektóre z kluczowych obowiązków właściciela, czy też dyrektora. Nadzorowanie kosztów firmowych, zarządzanie powierzchnią biurową, w tym wybieranie i wynajmowanie lokali, w których funkcjonuje przedsiębiorstwo, przygotowywanie miejsc pracy, ofert pracy i branie czynnego udziału w każdej rozmowie kwalifikacyjnej to tylko przykłady rozszerzonych obowiązków, jakie może posiadać manager biura.

 

Zarobki na stanowisku office manager

 

Stanowisko office managera a zarobki

Zakres obowiązków office manager jest istotny, jeżeli chodzi o jego wynagrodzenie. Wykonywanie wyłącznie pracy biurowej oraz zajmowanie się tylko zadaniami administracyjnymi to zarobki najniższego rzędu. Im więcej funkcji i działań oraz im wyższe wykształcenie i bardziej specjalistyczna wiedza, tym bardziej kwota rośnie. To, ile zarabia kierownik biura, zależy również od tego, w jakim mieście pracuje, jaka jest wielkość i struktura firmy, jak długi jest jego staż pracy w biurze oraz danej organizacji. W związku z tym, że doświadczenie zawsze jest mile widziane, pracodawcy są skłonni zapłacić więcej osobom z bogatym dorobkiem zawodowym, dużymi umiejętnościami i imponującymi osiągnięciami.

A więc, ile średnio zarabia office manager? Wynagrodzenie osób na stanowisku kierownika biura waha się obecnie pomiędzy 4 780 a 7 770 zł brutto miesięcznie, jak podaje platforma wynagrodzenia.pl. Należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że istnieje także grupa kierowników biur, którzy zarabiają mniej lub więcej niż podany zakres, ale należą oni do mniejszości. Mediana przytoczonych wartości oznacza więc, że pensja osób zatrudnionych na stanowisku kierownik biura jest zbliżona lub nieco niższa od średniej krajowej podawanej przez Główny Urząd Statystyczny (GUS).

 

Office manager zadba o odpowiednią pracę biura

 

Odpowiedni kierownik biura w Twojej firmie

Jeżeli chociaż raz zastanawiałeś się nad tym, czy w Twojej firmie nie powinien pojawić się office manager, to najprawdopodobniej odpowiedź brzmi: POWINIEN. Zakres obowiązków, które jesteś w stanie na siebie wziąć, niestety jest ograniczony, dlatego w karierze każdego przedsiębiorcy przychodzi taki moment, w którym musi nauczyć się delegować zadania. Jest to konieczne, aby móc dalej rozwijać siebie i swoją firmę oraz mieć czas na to, co najważniejsze. Musisz więc wybrać te obowiązki, które chcesz i możesz oddać, a potem znaleźć odpowiednią osobę, która będzie potrafiła wykonać je tak samo dobrze, jak Ty.

 

Więcej o delegowaniu obowiązków i wynikających z niego korzyściach dla Ciebie, pracowników i rozwoju Twojej firmy przeczytasz tutaj: Delegowanie od A do Z, czyli 10 prostych zasad

 

Praca office managera nie zawsze musi wiązać się z wynajmowaniem specjalnie dla niego biura, zakupem sprzętu, oprogramowania i zatrudnianiem na etat. Jeżeli jesteś właścicielem małej firmy lub prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, a Twoje „office” nie wymaga przyjmowania pełnoetatowego pracownika najlepszym rozwiązaniem może okazać się współpraca z wirtualną asystentką Assistly. Delegowanie obowiązków dedykowanej asystentce pozwoli Ci zaoszczędzić nie tylko sporo pieniędzy, ale także nawet 10h tygodniowo Twojej pracy!

 

Własny office manager i delegowanie obowiązków to czas na przyjemności

 

Chętnie przejmiemy obowiązki, które chciałbyś, aby były wykonywane na stanowisku office manager. W Assistly mamy dużą wprawę w tego typu zleceniach. Zadania administracyjne, z zakresu concierge oraz inne tego typu działania to dla nas codzienność. Pracujemy na godziny, więc po wybraniu interesującego Cię pakietu będziesz z góry wiedział, ile zapłacisz. Chcesz dowiedzieć się więcej? Kliknij poniższy przycisk i zapisz się na darmową konsultację!

 

Zapisuję się

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *