Pracownik administracji biurowej najogólniej mówiąc, zajmuje się organizacją codziennej pracy biura, która ma na celu wsparcie i uporządkowanie spraw właściciela, dyrektora lub innego rodzaju lidera. Niemal każda firma posiada osobę zatrudnioną na stanowisku ds. administracji biurowej, co świadczy o ogromnej popularności tego zawodu oraz pokazuje, jak bardzo jest istotny. Pracownik biurowy to naprawdę bardzo szerokie pojęcie, za którym kryje się wiele specjalizacji, charakteryzujących się różnymi obowiązkami i związanymi z nimi kompetencjami.

Zatrudnienie pracownika biurowego to przede wszystkim ogromna oszczędność czasu.

Osobie na tym stanowisku możesz powierzyć wszystkie istotne zadania, których nie możesz lub nie chcesz wykonywać samodzielnie. Odpowiednio dobrana, posiadająca istotne w Twojej branży umiejętności osoba, może stać się Twoją prawą ręką i odciążyć Cię z nadmiaru obowiązków wykonując obowiązki pracownika biurowego bez względu na to, czy jesteś freelancerem, prezesem czy managerem. 

Więcej o delegowaniu obowiązków i wynikających z niego korzyściach dla Ciebie, pracowników i rozwoju Twojej firmy przeczytasz tutaj: Delegowanie od A do Z, czyli 10 prostych zasad

W związku z dynamicznie zachodzącymi na świecie zmianami coraz częściej okazuje się, że obowiązki pracownika biurowego mogą być wykonywane nawet w 100% zdalnie. Warto zastanowić się nad przeniesieniem swojego sekretariatu w sferę wirtualną, ponieważ przynosi to wiele korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Zakres obowiązków pracownika biurowego obejmuje bardzo wiele czynności, które z powodzeniem można wykonać online. 

Obowiązki pracownika biurowego

Pracownik biurowy posiada szeroki zakres obowiązków, który zależy od profilu działalności firmy. Inne zadania stoją przed osobami zatrudnionymi w międzynarodowej korporacji, administracji publicznej lub administracji samorządowej. Obowiązki zmieniają się też z dnia na dzień, dlatego pracownik biurowy musi być przygotowany na to, że na co dzień będzie mierzył się z nowymi wyzwaniami. Standardowy zakres czynności pracownika biurowego obejmuje:

• szeroko rozumiany nadzór nad obiegiem dokumentów w firmie,
• sporządzanie pism, umów, raportów, zestawień i innych dokumentów,
• odbieranie i analiza oficjalnych pism biurowych,
• obsługa korespondencji oraz rejestr pism przychodzących i wychodzących,
• przygotowywanie prezentacji, arkuszy kalkulacyjnych i innych form przedstawienia danych,
• opisywanie i monitorowanie płatności faktur,
• obsługa telefonu, udzielanie i przekazywanie informacji na temat oferty firmy,
• archiwizacja pism i dokumentów,
• komunikacja i przekazywanie informacji pomiędzy wszystkimi działami firmy,
• prowadzenie kalendarza,
• obsługa urządzeń biurowych,
• utylizacja korespondencji i dokumentów zawierających dane poufne,
• organizacja eventów, konferencji, spotkań i wyjazdów służbowych,
• przyjmowanie gości i dbanie o pozytywny wizerunek firmy,
• organizacja biura, zamawianie artykułów papierniczych, spożywczych i innych,
• przyjmowanie zamówień i kontakt z klientami,
• zarządzanie i korzystanie z baz danych,
• kontakt z innymi firmami, kontrahentami i partnerami.

Pracownicy biurowi muszą wykazywać się dużą elastycznością i gotowością do podejmowania bardzo szerokiego spektrum wyzwań. Wiąże się to bezpośrednio z posiadaniem odpowiednich umiejętności i doświadczenia, które tak  jak w każdej innej dziedzinie, jest bardzo pożądane przez pracodawców.

Pracownik biurowy — wymagane kompetencje

Zaczynając szukać ofert pracy w zakładce „administracja biurowa” warto zdobyć odpowiednie kwalifikacje i rozwinąć umiejętności, które wymagane są od kandydatów i mogą pomóc zdobyć zatrudnienie. Na podstawie przedstawionych powyżej przykładów zadań, które wykonuje pracownik biurowy, można stwierdzić, że idealny kandydat na to stanowisko powinien być przede wszystkim bardzo dobrze zorganizowany i chętny do nauki.

Na stanowisku tym bardzo istotna jest także znajomość języków obcych, szczególnie biegłe posługiwanie się w mowie i piśmie językiem angielskim lub niemieckim. Praca biurowa to z jednej strony umiejętność samodzielnej organizacji pracy, ale również pracy w zespole, ponieważ większość zadań polega na wykonywaniu specjalistycznych działań dla innych lub wymaga konsultacji z innymi członkami grupy.

Pracownik administracyjny powinien posiadać wysoko rozwinięte kompetencje miękkie, które są konieczne podczas pracy z innymi ludźmi — zarówno z firmy, jak i z zewnątrz.

Zatrudnienie na stanowisku pracownik administracyjny często wiąże się z koniecznością ukończenia studiów wyższych. Pracodawcy poszukują najczęściej absolwentów kierunków takich jak: administracja, zarządzanie, prawo lub ekonomia. Nie jest to jednak konieczność. Wartościowe szkolenia i kursy związane z tematyką pracy biurowej również mogą pozwolić Ci zdobyć odpowiednie umiejętności. Większość pracodawców publikując oferty pracy na stanowisko pracownika biurowego, zaznacza czy wymaga ukończenia specjalistycznych studiów, doświadczenia, czy wyłącznie kursów.

Warunki zatrudnienia pracowników biurowych

Im szersze kompetencje i większe doświadczenie, które posiada pracownik administracyjno-biurowy, tym lepsze warunki zatrudnienia i rozwoju. Osoba wykazująca się biegłą znajomością innych języków może awansować na dyrektora działu administracyjnego, obejmować stanowiska specjalisty ds. administracji biurowej lub pokrewne w międzynarodowych firmach. Taka pozycja w hierarchii przedsiębiorstwa daje realną możliwość przyczyniania się do rozwoju firmy i wpływa na wysoką satysfakcję z wykonywanej pracy.

Większość osób aktywnych zawodowo oczekuje stabilnego zatrudnienia, w którym respektowany jest kodeks pracy.

Zatrudnienie w administracji biurowej to pod tym względem dobre dla pracownika miejsce. Firmy bardzo często podejmują taką współpracę z osobami w trakcie studiów, co daje możliwość rozwijania umiejętności i budowania doświadczenia już w toku edukacji. Praca w biurze wymaga też nieustannego szkolenia się na specjalistycznych kursach lub we własnym zakresie, w celu rozwijania się zawodowo.

Dla wielu z nas zatrudnienie w biurze oznacza odpowiedni dress code pracownika. Obecnie jednak coraz częściej odchodzi się od tego rodzaju wymagań. Świat, w którym przyszło nam żyć w ostatnich latach sprawił, że zaczęto kłaść wyższy nacisk na równość, tolerancję i zaprzestanie oceniania ludzi na podstawie ich wyglądu. Niewątpliwie na ruch ten wpłynęła też pandemia koronawirusa, która spopularyzowała w niesamowitym stopniu pracę zdalną, a ta wiązała się z brakiem przykładania tak wielkiej uwagi do ubioru.

Jak wirtualny pracownik administracyjno-biurowy Assistly zaoszczędzi 10h tygodniowo Twojej pracy?

Assistly to firma zrzeszająca wirtualne asystentki zajmujące się różnorodnymi zadaniami z obszaru pracy biurowej, marketingu, social media, budowania i obsługi stron internetowych oraz wielu innych. Naszą specjalnością jest prowadzenie sekretariatu, administracji i biura, a to wszystko w 100% zdalnie. Dlaczego do prowadzenia administracji biurowej warto wybrać usługi Assistly?

Więcej o naszych usługach przeczytasz na stronie głównej Assistly, w zakładce Wirtualna Asystentka oraz Wirtualny Sekretariat, a także w artykule: Jak zatrudnię wirtualną asystentkę w 3 krokach?

Przede wszystkim to ogromna oszczędność dla Ciebie i Twojej firmy. Dedykowana wirtualna asystentka, dobrana dla Ciebie pod względem zadań, jakie chcesz jej powierzyć przejmie Twoje obowiązki. A to pozwoli Ci zaoszczędzić aż dwie godziny dziennie. Pomyśl jak wiele to dodatkowego czasu w ciągu tygodnia, miesiąca albo roku i jak wiele rzeczy, będziesz mógł wówczas zrobić.

Usługi Assistly to również oszczędność pieniędzy. Nie musisz już szukać pracownika, zatrudniać go na umowę i opłacać wysokich składek, zapewniać mu szkoleń oraz benefitów. Nie musisz też udostępniać mu sprzętu i miejsca do pracy ani opłacać jego godzin pracy, w których ma przerwy, ucina sobie pogawędki, albo załatwia osobiste sprawy. W Assistly płacisz wyłącznie za czas, który jest poświęcany na zlecone przez Ciebie zadania.

Praca zdalna to przyszłość, dlatego warto postawić na nią już teraz.

Zdalny pracownik biurowy Assistly załatwi niemal wszystkie Twoje sprawy, które powierzyłbyś zatrudnionej sekretarce lub osobie z działu administracji, a do tego pozwoli zaoszczędzić Ci czas i pieniądze. Przewagą wirtualnych asystentek Assistly jest też fakt, że nie ma u nas czegoś takiego jak niedostępność spowodowana urlopem, sytuacjami losowymi, czy też zdrowotnymi. Jeżeli Twoja dedykowana asystentka nie może wykonać powierzonych przez Ciebie obowiązków, przekazuje je innej, która wykona je w tak samo profesjonalny sposób.

Nie musisz już szukać pracownika, szkolić go, opłacać kursy oraz składki wynikające z zatrudnienia na umowę, zapewniać mu sprzętu i miejsca do pracy. Postaw na Assistly, które zapewni Ci spokojną głowę oraz oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy. Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc!

Zapisuję się