Jak zwiększyć swoją produktywność o 31%?
Definicja produktywności podawana przez słowniki kojarzy nam się z fabrykami, gdzie mierzy się przychody z dóbr wytworzonych i zestawia z poniesionym przez przedsiębiorstwo nakładem. Produktywność w rozumieniu organizacji pracy jednego pracownika opiera się na podobnych założeniach, jednak nie powinna być kojarzona z maksymalizacją majątku za wszelką cenę, bowiem chodzi w niej o jakość, a nie ilość.
Produktywność to podejście, w którym stawia się na optymalizację, zgodnie z zasadą „pracuj mądrzej, a nie ciężej”. Umiejętność ta wymaga szkolenia, na które składa się wiele elementów. Jeśli chodzą Ci po głowie pytania „Jak zwiększyć swoje wskaźniki produktywności?” lub „Jak zachęcić pracowników do zwrócenia uwagi na swój wskaźnik optymalizacji pracy?” to ten wpis zdecydowanie jest dla Ciebie.
Praca u podstaw, czyli codzienna rutyna
Możesz uważać, że to banalne, ale prawda jest taka, że nawet znajomość najlepszych technik pozwalających poprawić wydajność pracy nie pomoże, jeżeli w pierwszej kolejności nie zadbasz o stan swojego organizmu. Żeby móc dawać, trzeba mieć z czego. Wycieńczony, zaniedbany, niedożywiony mózg i ciało nie umożliwi Ci realizacji nawet najmniej ambitnych zadań. Na samym początku zadaj sobie pytanie, co możesz zrobić dla swojego organizmu i umysłu, aby pracowały one w taki sposób, w jaki oczekujesz.
Sen
Odpowiednia ilość i jakość snu to podstawa do tego, żeby normalnie funkcjonować – wie to każdy, ale kto traktuje to poważnie? Sen regeneruje ciało i umysł, a jego zaniedbanie odbija się na każdym aspekcie życia. Większość z nas ma obecnie zegarki monitorujące nasz odpoczynek, warto to wykorzystać!
Przeanalizuj to jak sypiasz, ile poświęcasz na to czasu, jak długo trwa faza głęboka, a następnie skup się na poprawieniu jego jakości. Jest mnóstwo książek i artykułów na ten temat. Przede wszystkim jednak, kładź się i wstawaj o ustalonych porach, unikaj światła niebieskiego i nie spożywaj posiłków (szczególnie ciężkich) na 2-3 godziny przed snem. Warto poświęcić swojej higienie snu trochę uwagi i stopniowo poprawiać to, co możesz.
Odżywianie
Kolejny temat rzeka, który przez bardzo wiele osób jest bagatelizowany. Pożywienie jakie dostarczamy naszemu organizmowi ma ogromne znaczenie dla ogólnej kondycji ciała i mózgu, a sprawny umysł to podstawa do tego, aby pracować w sposób produktywny.
Warto spożywać posiłki regularnie, aby dostarczać mózgowi stałe porcje paliwa do pracy. „Głodny” umysł jest ograniczony w swoim działaniu. W diecie dla mózgu warto zadbać o odpowiednią podaż nienasyconych kwasów tłuszczowych oraz ograniczenie cukrów prostych, aby uniknąć wystrzałów glukozy i następujących po nich gwałtownych spadków energii.
Aktywność fizyczna
Sport, który lubimy i chętnie uprawiamy ma ogromne znaczenie nie tylko dla ciała, ale także dla naszego umysłu. Aktywność fizyczna reguluje poziom hormonów, obniża poziom stresu i ryzyko chorób serca. Regularny ruch pozwala naszej głowie się „zresetować”, wpływa pozytywnie na kreatywność, umiejętność i szybkość uczenia się oraz poprawia ogólną kondycję psychiczną.
Warto znaleźć aktywność, która będzie dla nas satysfakcjonująca, aby zadbać nie tylko o zdrowie fizyczne, ale także poprawić swoje wyniki w pracy, dzięki sprawniejszemu działaniu umysłu.
Teorie opisujące produktywność pracy
Zanim skupimy się na technikach i zasadach mających bezpośredni wpływ na produktywność pracy, warto wspomnieć o teoriach opisujących zjawiska, przez które nasza wydajność spada. Znaczna liczba pracowników nie zastanawia się z czego wynika ich wydajność, a już sama świadomość występowania tego typu praw może wpłynąć pozytywnie na poziom motywacji, wskaźnik produktywności i umożliwić budowanie modelu zachowań, które pozwolą ograniczyć poddawanie się tym teoriom w przyszłości.
Prawo Hofstadtera
Teoria Douglasa Hofstadtera mówi o tym, że wykonanie zadania zawsze zajmie więcej czasu niż się spodziewasz, ale co oznacza to w praktyce? Najczęściej, większość pracowników podczas planowania zadań przewiduje zbyt mało czasu na ich realizację. Przyczyn takiego stanu rzeczy jest wiele, między innymi wynika to z przecenienia swoich możliwości czasowych i fizycznych oraz nie brania pod uwagę wszystkich czynników wpływających na naszą pracę m.in. „rozpraszaczy”.
Jak można poradzić sobie z niedoszacowaniem czasu do wykonywanych czynności? „Mierz siły na zamiary”, czyli staraj się realnie oszacować ile czasu zajmie Ci wykonanie zadania. Przeanalizuj wszystkie czynniki, które mogą wpłynąć na Twoją pracę i uwzględnij je w swoich planach. Pamiętaj jednak, aby nie popaść w kolejną skrajność w wyznaczaniu ram czasowych i nie rozciągać zadań w nieskończoność, o czym mówi kolejne opisane prawo…
Prawo Parkinsona
„Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie” to teoria stworzona przez prof. Northcote Parkinsona, która została potwierdzona badaniami m.in. w japońskiej siedzibie Microsoft. Zbadano pracowników firmy, którzy dostali wolne piątki. Okazało się, że wykazywali o 40% większą efektywność w pracy od poniedziałku do czwartku. Taki stan rzeczy wynika z tego, że jeżeli na jakieś zadanie mamy określony dłuższy czas, niż to konieczne, to rozwlekamy je, aby ten czas wypełnić.
Prawo Parkinsona i Prawo Hofstadtera stoją w opozycji do siebie, warto więc znać je oba, aby nie popaść w żadną ze skrajności i nauczyć się efektywnie zarządzać swoim czasem i docelowo zwiększyć własną produktywność. Istotne jest nauczenie się określania realnych ram czasowych, aby z jednej strony nie marnować czasu, a z drugiej nie narzucać na siebie zbyt dużej, demotywującej presji.
Efekt Zeigarnik
Efekt opisany przez Blumę Zeigarnik, który mówi, że zadania, które są przez nas niewykonane pamiętamy lepiej, niż te wykonane. Na pewno znasz to uczucie, że ciągle masz z tyłu głowy to, co powinieneś zrobić, a nie zrobiłeś, ale kiedy już to wykonasz czujesz ulgę – to właśnie to prawo.
Warto mieć świadomość występowania tego zjawiska i nauczyć się z niego korzystać. Przykładowo, jeżeli masz coś ważnego do zrobienia to po prostu zacznij, nawet jeżeli wiesz, że nie wykonasz go od razu. Sama świadomość rozpoczętego zadania uruchomi w Twoim umyśle efekt Zeigarnik, co najprawdopodobniej zmusi Cię do tego, aby zwiększyć produktywność i skończyć to, co zacząłeś.
Efekt Hawthorne
Elton Mayo podczas przeprowadzania badań nad wpływem oświetlenia na wydajność pracowników w fabryce „Hawthorne Works” zgromadził dane, dzięki którym odkrył, że już samo przeprowadzanie badania zwiększyło wskaźniki zaangażowania pracowników zarówno w grupach kontrolnych, jak i badawczych. Oznacza to, że obecność osób obserwujących wykonywanie zadań prowadzi do wzrostu motywacji i poszerzania produktywności całego zespołu.
Więcej o efektywnej i wydajnej pracy w zespole przeczytasz tutaj: Na czym polega praca w zespole? 3 skuteczne metody
Efekt ten, można świetnie wykorzystać do motywowania samego siebie. Wystarczy założyć sobie cele, określić czas na ich wykonanie, a następnie poinformować wybrane osoby o naszych planach. Tego typu „obietnica” sprawi, że będziemy dopytywani o postępy, a to najpewniej zmotywuje nas do progresu i w efekcie poprawi wskaźnik produktywności.
Stwórz sobie przestrzeń na produktywność pracy
Kiedy już zadbasz o odpowiednie warunki psychofizyczne do tego, aby Twoje zasoby zostały wykorzystane w najbardziej odpowiedni sposób, warto stworzyć swoje własne zasady, które umożliwią Ci zbudowanie optymalnego środowiska pracy. O jakich zasadach mowa? Chodzi o sposób współpracy z innymi, podejście do obowiązków, minimalizację czynników rozpraszających i stworzenie sobie warunków do zwiększenia produktywności.
Pozytywne nastawienie
Być może przyjdzie Ci do głowy, że to banał powtarzany przez słabej jakości coachów, jednak prawda jest taka, że pozytywne nastawienie jest bardzo ważne i ma ogromny wpływ zarówno na Twoją pracę, jak i współpracowników.
Na podstawie opublikowanej przez Harvard Business Review metaanalizy wykazano, że szczęście i dobre nastawienie pracowników to:
o 31% wyższy wskaźnik produktywności,
wzrost sprzedaży o 37%,
i aż trzykrotny wzrost kreatywności.
W osiągnięciu szczęścia i pozytywnego nastawienia do stawianych nam na drodze celów pomocne mogą okazać się opisane w książce The Happines Advantage autorstwa Shawna Achora techniki pielęgnowania w sobie wdzięczności, które zajmują tylko 2 minuty dziennie. Pozytywna psychologia to nie tylko życie w spokoju i zdrowiu, ale także wyższa produktywność w pracy i wynikające z niej sukcesy zawodowe.
Deep work
Czyli praca w pełnej koncentracji. To ten stan, w którym nasze skupienie jest tak wysokie, że jakby odcinamy się od rzeczywistości. W tzw. flow nasza produktywność osiąga swoje szczyty, dlatego warto planować i regularnie wprowadzać się na ten poziom koncentracji. Najlepiej robić to w godzinach porannych, kiedy jesteśmy jeszcze wypoczęci. Deep work może trwać zaledwie kilka godzin, dlatego warto zająć się wtedy najtrudniejszymi zadaniami, które wymagają wykorzystania pełni naszego potencjału.
Eat the frog
Skoro jesteśmy już przy najtrudniejszych zadaniach, nie warto zwlekać z ich wykonaniem. Najmniej lubiane obowiązki warto wykonywać z samego rana, kiedy jesteśmy w pełni sił, motywacji i możemy wprowadzić się w stan deep workingu. Nawet jeżeli na koniec dnia okaże się, że rozwiązaliśmy tylko ten jeden problem, to i tak unikniemy poczucia winy, ponieważ poradziliśmy sobie z najgorszym.
Porządek w miejscu pracy
Wiem, to znów banał, ale badania pokazują, że niektóre osoby spędzają nawet 30% czasu pracy na szukaniu rzeczy, które nie są na swoim miejscu. Chaos i bałagan nie sprzyjają też naszej koncentracji, ponieważ rozpraszają uwagę. Porządek w miejscu pracy, zarówno na biurku, jak i np. w komputerze to dużo przyjemniejsza i bardziej efektywna praca.
Zautomatyzowanie wszystkich możliwych czynności
Żyjemy w czasach, w których zautomatyzować możesz już prawie każdą techniczną czynność i naprawdę warto to robić. Na samym początku warto zająć się swoim e-mailem, ponieważ obsługa poczty zajmuje pracownikom średnio 28% czasu pracy. Ustaw automatyczne grupowanie wiadomości i zaplanuj konkretny czas na przeglądanie e-maili.
Kolejną ważną do zautomatyzowania rzeczą powinien być kalendarz, lub aplikacja z zadaniami. Za pomocą nowoczesnych narzędzi Twoje obowiązki będą pogrupowane w bloki, co oszczędzi Ci sporo czasu. Każda automatyzacja wymaga wcześniejszego planowania, a szacuje się, że każda minuta planowania pozwala zaoszczędzić 10 min pracy. Pamiętaj o tym.
Asertywność i wyznaczanie granic
Naucz się odmawiać, jeżeli inni pracownicy proszą Cię o zrobienie czegoś, na co nie masz czasu oraz głośno i otwarcie mów o swoich granicach. To bardzo ważne! Jeżeli kolega prosi Cię o wykonanie za niego jakiejś czynności, ponieważ „Tobie pójdzie szybciej”, nie zwracając uwagi na to, że wtedy będziesz musiał zostać po godzinach – powiedz nie. Skup się przede wszystkim na wykorzystaniu swoich zasobów do wykonania swoich obowiązków, a dopiero wtedy, kiedy zostanie Ci czas pomyśl o innych i naucz kolegę „robić to szybciej”.
Tak samo sprawa ma się ze stawianiem granic. Twój pracodawca czwarty raz w tym tygodniu prosi Cię, abyś został po godzinach, przez co kolejny raz rezygnujesz z regeneracji i czujesz się coraz gorzej? Postaw granicę. Wytłumacz szefowi, jak brak snu wpływa na Twoją produktywność i ustal ile godzin jesteś w stanie pracować, aby nadal mieć motywację i odpowiednie zasoby do rzetelnego wykonywania obowiązków.
Delegowanie
W sytuacji, w której to Ty pełnisz rolę pracodawcy, jesteś managerem przedsiębiorstwa lub piastujesz stanowisko, na którym nadmiar obowiązków sprawia, że Twoja produktywność i motywacja staczają się po równi pochyłej zacznij delegować zadania. Nie musisz i nie powinieneś robić wszystkiego sam, bo w efekcie doprowadzisz się do wypalenia zawodowego.
Więcej o delegowaniu obowiązków i wynikających z niego korzyściach dla Ciebie, pracowników i rozwoju Twojej firmy przeczytasz tutaj: Delegowanie od A do Z, czyli 10 prostych zasad
Techniki i narzędzia intensyfikujące produktywność pracy
Istnieje ogromna ilość narzędzi pozwalających zwiększać wskaźniki produktywności. Poniżej opiszę kilka najbardziej uniwersalnych i najczęściej stosowanych technik. Wprowadzenie ich w życie nie musi odbyć się jednego dnia. Dostosuj tempo zmian do tego, jak szybko jesteś w stanie opanować te narzędzia i sprawdź, które są przydatne w Twojej branży, a które pasują do kogoś innego.
Zasada 2 minut
Na początek coś bardzo prostego. Koniecznie sprawdź to na samym początku szkolenia się w dziedzinie produktywności. Spopularyzowana przez Davida Allena w jego książce Getting Things Done prosta zasada, która mówi o tym, że jeśli czynność, którą musisz wykonać zajmie Ci mniej niż 2 minuty to zrób ją od razu. Jest to bardzo przydatna technika, którą osobiście stosuję i od której warto zacząć zwiększać swój wskaźnik produktywności.
Technika Pomodoro
Bardzo znana i często wykorzystywana podczas uczenia się technika. Istotą techniki Pomodoro jest praca w pełnym skupieniu przez 25 min, a następnie zrobienie 5 min przerwy. Po dwóch godzinach takiego cyklu wskazana jest przerwa trwająca 15-30 min.
Macierz Eisenhowera
Narzędzie, które zawdzięczamy jednemu z prezydentów Stanów Zjednoczonych Ameryki. Polega ono na podzieleniu zadań na pilne i ważne, a następnie przyporządkowaniu zadań do jednej z 4 grup:
pilne i ważne – to zadania, które muszą być wykonane w pierwszej kolejności, czyli np. „pożary i awarie”,
ważne, ale niepilne – to te obowiązki, których wykonanie należy zaplanować i wpisać w kalendarz, to właśnie one związane są z Twoim wskaźnikiem produktywności,
pilne, ale nieważne – działania, które może wykonać Twój pracownik, dlatego należy je oddelegować,
niepilne i nieważne – sprawy zbędne, które należy wyeliminować.
Tygodniowy harmonogram
Laura Vanderkam, autorka licznych publikacji na temat produktywności i zarządzania czasem zwraca uwagę na to, aby starać się nie dzielić zadań na poszczególne dni, ale rozliczać się w okresach tygodniowych. Nie codziennie budzimy się w tak samo dobrej kondycji, dlatego warto tak żonglować obowiązkami, aby jak najlepiej dostosować je do naszej aktualnej kondycji i możliwości. Warto też wykorzystywać „fale motywacji”, w których mamy najwięcej energii i zajmować się wtedy najtrudniejszymi czynnościami. Na koniec tygodnia warto natomiast zrobić podsumowanie swojej pracy i porządek w kalendarzu.
Zgodnie z Macierzą Eisenhowera wyższa produktywność oznacza delegowanie zadań, które są pilne, ale nie są najważniejsze. W Assistly chętnie przejmiemy zadania, które chcesz oddelegować, abyś mógł zająć się tym, co dla Ciebie najistotniejsze!