W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym wiele firm decyduje się na pracę zdalną. Wirtualne asystentki odgrywają coraz większą rolę. Te wysoce wykwalifikowane profesjonalistki są nieocenionymi członkiniami zespołu, zapewniając wsparcie administracyjne i operacyjne, zarówno dla małych, średnich jak i dużych przedsiębiorstw. Jeśli nie wiesz jakie zadania możesz oddelegować zdalnej asystentce, to pobierz tę checklistę.
Jakie cechy powinna mieć wirtualna asystentka?
Oprócz szerokiej wiedzy merytorycznej i umiejętności obsługi specyficznych programów, istotnym elementem udanej współpracy z klientem są cechy osobowości. Kluczową cechą jest komunikatywność. Osoba, która nie potrafi jasno komunikować się, unika zadawania odpowiednich pytań i nie podsumowuje odpowiedzi przed rozpoczęciem pracy, polegając bardziej na intuicji niż na precyzyjnym wyrażaniu swoich myśli, prawdopodobnie nie będzie skuteczna. Ponadto, ważne jest posiadanie umiejętności dobrej organizacji, terminowości, rzetelności i kreatywności.
Jakie narzędzia powinna znać wirtualna asystentka?
- Jednymi z podstawowych narzędzi, jakie wykorzystuje asystentka to pakiet Office oraz… Google. Jednak nie chodzi tylko o umiejętność tworzenia i zapisywania nowego dokumentu – to z pewnością potrafi większość. Konieczne jest opanowanie bardziej zaawansowanych funkcji narzędzi biurowych. Ważne, aby asystentka nie ograniczała się tylko do Worda i Excela. Istotny jest równnież często niedoceniany PowerPoint. Doskonale nadaje się do prezentacji, a używając tego narzędzia w odpowiedni sposób można przygotować profesjonalne źródło informacji na przykład na konferencję. Dobrze jest także znać pakiet G-suite, umieć obsługiwać kalendarz oraz synchronizować urządzenia, skonfigurować przeglądarkę.
- Nieodłącznym elementem w pracy wirtualnej asystentki często są także social media. Zleceniodawcy często delegują do tworzenia i/lub dodawania nowych postów, i oczywiście dbania o odpowiedni ruch na swoich profilach. Warto zatem poznać biznesowe narzędzia do zarządzania kontami, a także potrzebne do tworzenia i publikowania treści.
- Kolejnym niezbędnym narzędziem jest WordPress – jest to jeden z najpopularniejszych serwisów CMS na świecie. Pozwala na szybkie stworzenie strony bez umiejętności kodowania. Taka witryna jest prosta w zarządzaniu i świetnie sprawdza się również jako firmowy blog. Dzięki znajomości Woocommerce na WordPressie można stworzyć nawet sklep interentowy! Dobrze jest także poznać proste programy graficzne jak Canva lub znać bazy darmowych zdjęć.
- Obsługa CRM – asystentka zdalna powinna umieć obsługiwać i aktualizować dane klientów, monitorować interakcje z nimi, planować spotkania i współpracować z zespołem w celu zapewnienia doskonałej obsługi klienta. Znajomość popularnych platform CRM, takich jak Salesforce, HubSpot czy Zoho, jest niezwykle cenna.
- W celu skutecznego zarządzania korespondencją i kampaniami mailingowymi, istnieje wiele narzędzi, które ułatwiają tę pracę. Jednym z popularnych narzędzi jest Mailerlite. Dzięki Mailerlite możliwe jest tworzenie profesjonalnych i spersonalizowanych wiadomości e-mailowych, zarządzanie listami mailingowymi, śledzenie wyników kampanii i analiza danych. Jedną z głównych zalet Mailerlite jest prostota obsługi i intuicyjny interfejs. Asystentka zdalna może łatwo tworzyć i edytować szablony wiadomości e-mailowych, dodając elementy takie jak nagłówki, treści, obrazy czy przyciski CTA (Call to Action). Narzędzie to umożliwia również segmentację list mailingowych na podstawie różnych kryteriów, takich jak lokalizacja, preferencje czy zachowanie klientów.
Co jeszcze warto wiedzieć?
Następną ważną umiejętnością jest posiadanie wiedzy na temat SEO i AdWords. Warto być świadomym, jak optymalizować treści pod kątem wyszukiwarek. Wybór słów kluczowych zmienia się regularnie, dlatego zaleca się rozpoczęcie poszukiwań od wiarygodnych źródeł i gruntowne zapoznanie się z podstawami. Dzięki temu będzie się miało zrozumienie mechanizmu działania algorytmów wyszukiwarek.
Wirtualna asystentka powinna oczywiście posiadać umiejętność organizowania pracy, podziału zadań i ich realizacji zgodnie z terminami. Warto aby znała takie metody/techniki jak Kanban czy Pomodoro. Znajomość narzędzi umożliwiających monitorowanie postępów prac i realizację zadań jest również ważna. Przykładami interesujących aplikacji mogą być Evernote lub Trello.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług firmy takiej jak Assistly, która oferuje wysoko wykwalifikowane wirtualne asystentki. Dzięki ich umiejętnościom, będziesz mógł skupić się na strategicznych działaniach, a asystentki zajmą się obsługą klientów, zarządzaniem zadaniami i komunikacją. To efektywne rozwiązanie, które pozwoli Ci osiągnąć większą produktywność i skoncentrować się na rozwoju swojego biznesu.
Umów się na niezobowiązujące spotkanie i sprawdź co możemy dla Ciebie zrobić.