Organizujesz webinary? Dowiedz się, jak robić to szybciej!

Z roku na rok webinaria są coraz częściej wykorzystywane w biznesie. Organizują je praktycznie wszyscy: coachowie, trenerzy, instytucje, przedsiębiorstwa i organizacje non-profit. Nie ma w tym nic dziwnego. W końcu darmowe webinary to doskonałe narzędzia szkoleniowe, marketingowe i edukacyjne.

Każdy, kto chociaż raz w życiu przygotowywał webinar, wie, że zorganizowanie tego spotkania online to spore wyzwanie. Przygotowanie webinarium wiąże się z kilku lub nawet kilkunastodniową pracą i ogromnym stresem. 

W tym artykule przedstawimy Ci prosty i skuteczny sposób na szybsze i efektywniejsze przygotowanie webinarów. 

Co to jest webinar?

Webinar to seminarium internetowe lub kurs online zorganizowany z wykorzystaniem wirtualnych narzędzi. 

Webinarium jest interaktywną formą prezentacji online, która daje możliwość przekazywania wiedzy, sprzedaży produktów i usług, budowania relacji z klientami, budowania pozycji eksperta oraz kreowania marki osobistej. 

Wszystko to odbywa się za pomocą technologii, w dowolnym czasie, niezależnie od dużych odległości. Co więcej, webinaria wykorzystywane mogą być niemal w każdej branży. 

A jakie inne korzyści możemy osiągnąć za pośrednictwem webinariów?

Według badania przeprowadzonego przez ReadyTalk, webinary generują średnio o 20% więcej potencjalnych klientów niż inne formy. Co więcej, około 73% marketerów uważa seminarium online za skuteczną formę generowania potencjalnych klientów, a 76% widzów twierdzi, że po obejrzeniu webinariów stało się bardziej świadomych i zainteresowanych prezentowanym tematem lub usługą. 

Czy to przekonuje Cię, że warto brać udział w tworzeniu webinarów? 

Czytaj dalej i dowiedz się, jak robić to w szybki sposób. 

Dlaczego webinar może przypominać tradycyjne spotkanie?

Webinar może pod wieloma względami przypominać tradycyjne spotkanie. I choć na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że tradycyjne spotkanie na żywo jest lepszą formą komunikacji z klientami niż webinaria, to nie do końca jest to prawdą. Seminarium internetowe zawiera w sobie kilka kluczowych cech, które w swojej skuteczności przeważają nad spotkaniem tradycyjnym.

Po pierwsze, webinaria umożliwiają kontakt z uczestnikami z całego świata. Dzięki temu osoba prowadząca spotkanie może komunikować się z odbiorcami bez konieczności fizycznego udziału w wydarzeniu. 

Po drugie, webinar jest zdecydowanie tańszy w organizacji niż wydarzenia tradycyjne. Nie trzeba wynajmować sal konferencyjnych, płacić za catering, ani ponosić kosztów związanych z podróżą i zakwaterowaniem. 

Po trzecie, dzięki temu, że webinar organizowany jest z wykorzystaniem wirtualnych narzędzi (nie muszą być to złożone aplikacje) możemy później go archiwizować. To pozwala nam na wracanie do treści webinarów w przyszłości oraz na udostępnianie materiałów uczestnikom webinaru. 

Jaką formę może przyjmować to (nie)tradycyjne spotkanie?

Webinar może przyjmować różnorakie formy. Do najbardziej popularnych należą: prezentacja, wideo, warsztaty, dyskusja, szkolenie online oraz kursy online. 

Czy webinarium zawsze organizowane jest na żywo?

Webinaria organizowane są z wykorzystaniem wirtualnych narzędzi. W związku z tym mogą one być prowadzone w czasie rzeczywistym i na całym świecie. To wszystko umożliwia obustronną komunikację pomiędzy prowadzącym spotkanie a uczestnikami. Nie jest to jednak regułą. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, webinar może przyjmować również formę wideo, które za pomocą technologii zostało przygotowane, zanim rozpoczęło się spotkanie online. Wówczas nagranie webinaru może być dostępne do obejrzenia w nieograniczonym czasie. 

Czy webinar zawsze musi być darmowy?

Większość organizowanych seminarium online jest bezpłatnych. Wynika to z bardzo prostego powodu — zdecydowanie łatwiej jest przyciągnąć odbiorców, kiedy spotkanie jest darmowe. Ten zabieg w szczególności sprawdzi się w sytuacji, kiedy celem naszego webinarium są działania z obszaru marketingu i sprzedaży naszego produktu lub usługi. 

Natomiast, kiedy organizujemy webinarium w celach edukacyjnych, a uczestnikom zależy na tym, aby poszerzyć swoją wiedzę, wówczas warto zastanowić się nad pobieraniem opłat za udział w wydarzeniu. W szczególności, jeśli mamy już uplasowaną pozycję eksperta. 

Czym webinar różni się od wideokonferencji?

Webinar a wideokonferencja to dwie różne formy spotkań online.

Oto kilka cech, które odróżniają webinary od wideokonferencji:

  1. Liczba uczestników: Webinar zwykle ma więcej uczestników niż wideokonferencja. W przypadku webinariów może to być kilkaset, a nawet kilka tysięcy uczestników, podczas gdy wideokonferencja zwykle ma ich ograniczoną liczbę.

  2. Charakter prezentacji: Webinary są zwykle prowadzone przez jednego lub kilku prelegentów, których celem jest udostępnianie wiedzy lub prezentacja produktu/ usługi. Wideokonferencja z kolei ma charakter spotkania online, na którym uczestnicy mogą zabierać głos, wymieniać poglądami czy omawiać problemy.

  3. Interaktywność: Webinary zwykle są mniej interaktywne niż wideokonferencje. W przypadku webinariów uczestnicy zwykle mają możliwość zadawania pytań i komentowania prezentacji, ale interakcja z prowadzącym spotkanie jest zwykle bardziej ograniczona. W przypadku wideokonferencji uczestnicy mogą bezpośrednio ze sobą rozmawiać, wymieniać się pomysłami i doświadczeniami.

  4. Cele: Webinary są często wykorzystywane w celach marketingowych, szkoleniowych lub edukacyjnych, podczas gdy wideokonferencje mają zwykle charakter spotkań biznesowych czy warsztatów prowadzonych w internecie.

Czym bezpłatne webinary różnią się od szkoleń?

Darmowe webinaria bardzo często mylone są ze szkoleniami online. Choć mogą one przyjmować formę szkolenia, to należy pamiętać, że webinarium i szkolenie różnią się od siebie. 

Oto kilka cech, które odróżniają webinary od szkoleń:

  1. Czas trwania: Webinary zwykle trwają krócej w odróżnieniu od tradycyjnych szkoleń. Webinary mogą trwać od kilku minut do kilku godzin, podczas gdy szkolenia trwają zwykle od kilku dni do kilku tygodni.

  2. Liczba uczestników: Webinary zwykle mają więcej uczestników niż tradycyjne spotkanie szkoleniowe. W przypadku bezpłatnych webinariów może to być kilkaset, a nawet kilka tysięcy uczestników, podczas gdy tradycyjne spotkanie szkoleniowe zwykle ma mniejszą liczbę odbiorców.

  3. Forma przekazu: Bezpłatne webinary zwykle mają formę prezentacji online, podczas gdy szkolenia zazwyczaj są prowadzone w formie warsztatów lub zajęć praktycznych. W szkoleniach uczestnicy mają zwykle więcej czasu na ćwiczenia praktyczne i omawianie konkretnych zagadnień, co nie zawsze jest możliwe podczas webinariów.

  4. Cele: Bezpłatne webinary są często wykorzystywane w celach marketingowych, szkoleniowych lub edukacyjnych, podczas gdy szkolenia są zwykle bardziej skoncentrowane na nauce konkretnych umiejętności lub zdobyciu specjalistycznej wiedzy.

Ile czasu trzeba poświęcić na przygotowanie webinaru?

Przygotowanie webinarów na wysokim poziomie wymaga dużych nakładów czasu i energii. Osoba, która chce organizować darmowe webinary, musi przygotować się na kilka lub nawet kilkanaście dni intensywnej pracy. Należy mieć na uwadze, że webinarium to nie tylko sam moment wystąpienia, ale również działania związane z jego przygotowaniem, reklamą, sprzedażą oraz dystrybucją. Warto pamiętać też o czynnościach, które podejmowane są już po samym zakończeniu wydarzenia, takie jak: dystrybucja materiałów szkoleniowych czy kontakt z uczestnikami, który stanowi dalsze działania marketingowe. 

Jak wygląda proces przygotowania webinarium?

Aby przygotować webinarium na wysokim poziomie, należy podjąć kilka kroków.

  1. Określenie celu i tematu webinarium: Na początku musisz zdecydować, jaki cel chcesz osiągnąć poprzez organizację seminarium i jaki będzie jego temat. Powinieneś też określić grupę docelową, do której będziesz mówił.

  2. Wybór platformy: Musisz wybrać platformę, na której będziesz hostować seminarium. Najczęściej wybierane to mało złożone aplikacje takie jak: Zoom, Google Meet czy Microsoft Teams. Natomiast coraz popularniejsze staje się również prowadzenie webinariów w mediach społecznościowych. Wybierz takie medium, które pozwoli Ci  na obustronną komunikację za pomocą technologii z Twoją grupą docelową.

  3. Wybór daty i czasu: Wybierz datę i czas, który będzie najodpowiedniejszy dla Twojej grupy docelowej. Upewnij się, że nie kolidują z nią inne webinaria i wydarzenia.

  4. Przygotowanie treści: Przygotuj prezentację i materiały szkoleniowe. Jako osoba prowadząca, nie zapomnij o tym, aby zastanowić się, jakie narzędzia szkoleniowe wykorzystasz podczas swojego webinarium.

  5. Przetestuj sprzęt, złożone aplikacje i oprogramowanie: Nie zapomnij przeprowadzić krótkich testów, które pozwolą Ci sprawdzić Twoje oprogramowanie przed rozpoczęciem webinarium. Przeprowadzenie krótkich testów pozwoli Ci również sprawdzić jakość Twoich wideo na komputerze oraz urządzeniach mobilnych. 

  6. Dostosowanie ustawień: Przed rozpoczęciem webinaru, upewnij się, że masz odpowiednie ustawienia audio i wideo, a także, że Twoja prezentacja wygląda estetycznie. 

Jak szybciej i efektywniej przygotować webinarium?

Jako osoba prowadząca webinary i szkolenia online już wiesz, że ich przygotowanie to długi i złożony proces. Natomiast, jest pewien sposób na to, aby go uprościć. 

Organizując darmowe wydarzenia online, takie jak: kursy, szkolenia czy webinaria, warto, abyś miał na uwadze to, że nie musisz zajmować się wszystkim sam. Tak naprawdę większość zadań związanych z przygotowaniem seminarium online możesz oddelegować wirtualnej asystentce. 

Nie każdy przedsiębiorca pamięta o tym, że wirtualna asystentka posiada szereg umiejętności z różnych dziedzin. Wirtualne asystentki Assistly mają doświadczenie we współpracy przy webinarach. W sposób profesjonalny mogą wykonać za Ciebie zadania związane z przygotowaniem Twojego webinarium, takie jak: 

  • Przygotowanie materiałów promujących Twoje webinaria i udostępnienie ich w mediach społecznościowych. W tym również zawierają się działania marketingowe, takie jak: przygotowanie i wysyłka maili, zaproszeń, utworzenie prostego formularza rejestracji itp. 

  • Rejestracja: Asystentka może pomóc w zarejestrowaniu uczestników webinaru, zarządzaniu listą mailingową oraz wysyłaniu przypomnień przed wydarzeniem.

  • Przygotowanie prezentacji oraz redakcja materiałów szkoleniowych. 

  • Przeprowadzenie krótkich testów przed rozpoczęciem webinarium, takich jak: sprawdzenie obrazu, dźwięku, udostępnianie ekranu.

  • Monitorowanie i zarządzanie czatem. Wirtualna asystentka może wspomóc obustronną komunikację poprzez monitorowanie czatu podczas webinaru i odpowiadanie na pytania biorących udział. Może również zarządzać sesją Q&A, aby uczestnicy mogli zadawać pytania prowadzącym spotkanie.

  • Nagrywanie i edycja webinaru. Wirtualna asystentka może pomóc w nagrywaniu webinarium i edycji nagrania. Może również wesprzeć w udostępnieniu nagrania uczestnikom po zakończeniu webinaru.

Jak widzisz, wirtualna asystentka może w znacznym stopniu odciążyć Cię przy webinarze. Wszystko zależy od tego, ile zadań zdecydujesz się jej powierzyć.

Delegowanie zadań wirtualnej asystentce może zaoszczędzić wiele godzin Twojej pracy. Dzięki temu zrzucisz z siebie ciężar przygotowań i będziesz mógł skupić się na samym prowadzeniu wydarzenia. 

Potrzebujesz wsparcia przed Twoim kolejnym webinarem? Zatrudnij wirtualną asystentkę Assistly!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *