Co zrobić, gdy klienci ignorują wyznaczony termin na zapłatę zobowiązania? Czy istnieją sposoby zabezpieczenia przed taką niepewnością finansową?
Brak zapłaty za fakturę
W październiku 2023 roku Coface po raz ósmy przeprowadził badanie, obrazujące jak firmy w Polsce regulują płatności. Z badania Coface wynika, że polskie firmy doświadczyły średnich opóźnień w płatnościach na poziomie 48,7 dni. Pomimo takiej liczby, ogólny obraz dotyczący płynności płatniczej w Polsce pozostaje korzystny, bo to 3 dni mniej niż w zeszłorocznym badaniu.
Brak zapłaty za fakturę może zdarzyć się każdemu, niezależnie od branży czy skali działalności. W Polsce przedsiębiorcy mają jednak pewne narzędzia, które pomagają skutecznie działać, gdy już do nich dojdzie:
- Pierwszy kontakt z dłużnikiem:
W momencie, gdy termin płatności mija, warto jak najszybciej skontaktować się z dłużnikiem. Upewnienie się, czy faktura została odebrana i czy nie ma żadnych problemów po stronie kontrahenta, może pomóc w szybszym rozwiązaniu sytuacji. - Przypomnienie i wezwanie do zapłaty:
W przypadku braku reakcji na pierwszy kontakt kolejnym krokiem powinno być przypomnienie o zaległym płatności i wezwanie do uregulowania długu. Warto przy tym pamiętać o zachowaniu profesjonalizmu i korzystaniu z formy pisemnej. - Mediacja i arbitraż:
Gdy wezwania do zapłaty nie przynoszą rezultatów, warto rozważyć skorzystanie z mediacji lub arbitrażu. To alternatywne metody rozwiązywania sporów, które często są skuteczniejsze i szybsze niż droga sądowa. - Postępowanie sądowe:
W ostateczności, gdy żadne z powyższych rozwiązań nie przynosi efektów, przedsiębiorca może podjąć kroki prawne i skierować sprawę do sądu. W Polsce funkcjonuje specjalna procedura uproszczona, umożliwiająca szybsze i mniej kosztowne dochodzenie należności. Spór możesz rozwiązać też w e-sądzie lub skorzystać z automatu do windykacji typu Vindicat.
Zabezpieczenie przed brakiem zapłaty
Stosuj rozliczenia pro forma i faktoring! To dwa ważne narzędzia, które przedsiębiorcy często wykorzystują, aby uniknąć braku zapłaty za fakturę.
Proforma – Dokument Przed transakcyjny:
Proforma to rodzaj dokumentu handlowego, który przedstawia zakładane koszty transakcyjne przed jej dokonaniem. Choć formalnie nie stanowi zobowiązania płatniczego, jest używany do przedstawiania warunków umowy handlowej. Faktura proforma zawiera szczegółowy opis produktów czy usług, cenę, warunki płatności i inne istotne informacje. Korzystanie z faktury proforma ma kilka zalet. Po pierwsze, umożliwia dostarczenie klientowi wstępnego podglądu kosztów i warunków transakcji, co może ułatwić podpisanie ostatecznej umowy. Po drugie, może być stosowana w przypadku transakcji międzynarodowych, gdzie istnieje potrzeba wyprzedzenia oficjalnej dokumentacji celnej.
Faktoring – Skuteczne Rozwiązanie Płynności Finansowej:
Z kolei faktoring to narzędzie finansowe, które umożliwia przedsiębiorstwom przyspieszenie napływu gotówki poprzez przekazanie nieuregulowanych faktur do specjalistycznej firmy zwanej faktorem. Faktor oferuje natychmiastową płatność za wystawione faktury, zazwyczaj w zamian za pewien odsetek wartości faktury. Faktoring jest skutecznym rozwiązaniem w sytuacjach, gdy firma boryka się z problemami płynności finansowej lub chce uniknąć opóźnień w otrzymywaniu płatności. To również sposób na zabezpieczenie się przed ewentualnym brakiem zapłaty ze strony klientów.
Wybór między fakturą proforma a faktoringiem zależy od konkretnej sytuacji i potrzeb firmy. Faktura proforma może być używana jako element negocjacji przed dokonaniem transakcji, podczas gdy faktoring stanowi narzędzie wspierające płynność finansową w trakcie trwania działalności.
Warto również podkreślić, że obie te metody mogą być stosowane równocześnie. Wprowadzenie faktury proforma może ułatwić negocjacje, a następnie zastosowanie faktoringu po dokonaniu transakcji umożliwi przyspieszenie napływu środków.
Sprawdź dokładnie kontrahenta
Przy podpisywaniu umowy czy nawiązywaniu współpracy z nowym partnerem biznesowym kluczowe jest dokładne sprawdzenie jego wiarygodności finansowej. W Polsce działa wiele firm zajmujących się udostępnianiem informacji gospodarczych o kontrahentach, co pozwala na uniknięcie współpracy z potencjalnie niewypłacalnymi partnerami. Możesz to zrobić na przykład przez KRD.
Kontrola nad Fakturami
Skrupulatne zarządzanie finansami jest bardzo ważne! W tej dziedzinie wirtualne asystentki stają się nieocenionym wsparciem dla przedsiębiorców.
W czym mogą Ci pomóc?
- Monitorowanie Płatności i Terminów:
Wirtualne asystentki specjalizujące się w administracji i zarządzaniu fakturami, mogą skutecznie monitorować terminy płatności.
- Kategoryzacja Faktur:
Wirtualne asystentki potrafią efektywnie kategoryzować faktury, co ułatwia organizację i bieżące śledzenie stanu finansowego. Z łatwością można sprawdzić, które faktury zostały opłacone, a które pozostają do uregulowania.
- Powiadomienia o Zaległych Płatnościach:
W przypadku zaległych płatności wirtualna asystentka może odnotować taką sytuację i skontaktować się z dłużnikiem.