Delegowanie zadań jest jedną z najważniejszych umiejętności, jakie powinien posiadać lider. Powierzanie odpowiedzialności pracownikowi wpływa pozytywnie na jego zaangażowanie, wydajność i pewność siebie, co implikuje rozwój firmy i wzrost zysków. W toku kariery każdego managera na pewnym etapie okazuje się, że doba ma za mało godzin. Delegowanie zadań staje się w tym momencie koniecznością.

Jak do tego podejść? Czym różni się delegowanie od wydawania poleceń? Jak pozbyć się nadmiaru obowiązków, przyczyniając się jednocześnie do rozwoju kompetencji pracowników? Od czego zacząć i jak opanować proces delegowania zadań? Przekonaj się!

Zastanów się co możesz oddelegować

Na samym początku zastanów się, które obszary swojej działalności możesz oddać pracownikom. Wypisz listę rzeczy, których nie chcesz lub nie możesz robić, ponieważ zajmują Ci zbyt wiele czasu i uwagi. Skup się tylko na zajęciu się dużymi projektami lub czynnościami, których naprawdę nikt nie jest w stanie za Ciebie wykonać.

Manager, któremu obce jest delegowanie zadań nigdy nie będzie się wyrabiał z nawałem pracy, a jego motywacja zacznie maleć z dnia na dzień. W taki sposób wypala się większość „samodzielnych” przedsiębiorców. Z tego powodu nie warto jest brać każdego zadania na siebie, jeżeli z minimum takim samym powodzeniem może wykonać je ktoś inny.

Zanim zaczniesz delegować zadania przyjrzyj się swoim pracownikom

Skonfrontuj listę rzeczy, które wypisałeś ze swoim zespołem. Opowiedz im dokładniej o tych zadaniach i daj możliwość zadawania pytań. Następnie zaproponuj pracownikom, aby zastanowili się, czy nie chcą sami zgłosić się do wykonania któregoś zadania.

W sytuacji, w której nie znajdziesz odpowiedniej osoby, warto zastanowić się nad poszukaniem wsparcia z zewnątrz. Twoje zadania z obszaru administracyjnego, concierge, wsparcia marketingu i sprzedaży mogą być wykonane na wysokim poziomie przez wirtualną asystentkę Assistly, która dysponuje odpowiednimi umiejętnościami i wiedzą.

Delegowanie zadań pracownikom – 10 prostych zasad

Podjęcie decyzji o delegowaniu zadań to pierwszy krok do zrzucenia z siebie nadmiaru obowiązków. Opisane poniżej proste zasady pomogą Ci w świadomy i efektywny sposób przejść przez proces powierzania zadań innym.

1.”Zrobione jest lepsze od doskonałego”

Jeżeli jesteś perfekcjonistą i należysz do grona liderów, którzy uważają, że sami zrobią wszystko najlepiej to powinieneś jak najszybciej zakodować w swojej głowie to powiedzenie. Nie zawsze masz rację i nie zawsze Twoje podejście do zadania jest jedynym słusznym. Przekazując wykonanie zadania pracownikowi z odpowiednimi kompetencjami możesz bardzo się zdziwić jak innowacyjne i ciekawe rozwiązanie jest w stanie wymyślić.

2.Deleguj odpowiednio do kompetencji

Bardzo ważne jest, aby managerowie znali mocne oraz słabe strony swoich pracowników i wykorzystywali tę wiedzę do delegowania zadań. Zwróć uwagę na umiejętności, poziom doświadczenia, predyspozycje i wiedzę, a następnie dostosuj podział obowiązków do możliwości pracowników.

Staraj się unikać rzucania ludzi na głęboką wodę, ponieważ napotkane trudności mogą okazać się zbyt ciężkie do udźwignięcia i spowodować wystąpienie zbędnego napięcia oraz ryzyka niewykonania zadania. Lepiej podejść do tego stopniowo. Delegowanie zadań nie powinno też polegać na dawaniu zbyt prostych zleceń. Może to budzić u pracownika frustrację i gasić jego zaangażowanie, a Tobie przynieść straty. Czas to pieniądz. Jeżeli jakieś zadanie zajmie Ci mniej niż wytłumaczenie komuś jego istoty – zrób to sam.

3.Odpowiednie przekazywanie informacji i ramy czasowe podczas delegowania zadań pracownikom

Wyjaśnij precyzyjnie cel wykonania zadania, jego sens i zapytaj pracownika, jaki ma pomysł na jego realizację. Jest to bardzo istotne, aby zmotywować do działania i pobudzić kreatywność. Najlepiej będzie, jeżeli nie będziesz przydzielał ludziom pojedynczych zadań, ale oddasz im w pełni kontrolę nad całym procesem, oceniając tylko efekt ich pracy.

Decydując o terminie wykonania zadań zachowaj margines, który zabezpieczy Ci odpowiedni czas na ewentualne poprawki, które prawdopodobnie się pojawią. Odpowiednio wyznaczone ramy czasowe zaoszczędzą Ci stresu i kłopotliwych wyjaśnień, dlaczego projekt nie został skończony w terminie.

Po dokładnym wyjaśnieniu działań i celu, który chcesz, aby został osiągnięty poproś pracownika o wytłumaczenie własnymi słowami, jakie zadania ma wykonać. Unikniesz w ten sposób nieporozumień, niedopowiedzeń i upewnisz się, że pracownik zrozumiał zadanie.

4.Dostarcz narzędzia i zasoby

Jasne przekazanie celu i szczegółów powierzanych zadań jest bardzo ważne, ale aby pracownik mógł je wykonać musi dostać od managera też odpowiednie narzędzia i środki. Delegowanie konkretnego zadania może wymagać dodatkowego czasu, budżetu, sprzętu, szkolenia lub oprogramowania. Zapewnij pracownikowi wszystko, co niezbędne, aby w komforcie, bez zbędnych trudności mógł skupić się na wypełnianiu swoich obowiązków.

Niestety nadal zdarzają się managerowie, którzy oczekują od pracownika, że ten wykona powierzone działania nie mając do tego niezbędnych zasobów. Trzeba zdawać sobie sprawę, że delegowanie zadań dodatkowych osobom, które przy obecnych obowiązkach mają dużo nadgodzin nie prowadzi do rozwoju kompetencji, tylko do wypalenia zawodowego. Zlecanie projektu pracownikom, którzy nie mają odpowiedniego sprzętu aby go wykonać, nie jest, jak uważają niektórzy managerowie, testem na kreatywność, tylko brakiem odpowiedzialności.

Delegowanie zadań jest więc bezpośrednio związane z odpowiednim przygotowaniem pracownika oraz jego miejsca pracy.

5. Wsparcie w wykonaniu zadania

Poczucie bezpieczeństwa i wsparcie jest bardzo ważne dla każdego człowieka. W pracy przekłada się ono na motywację i przywiązanie do organizacji. Właśnie dlatego, musisz pamiętać o wspieraniu swoich pracowników. Rozmawiając o najważniejszych zadaniach, które zlecasz, koniecznie zaznacz, że podwładny może liczyć na Twoją pomoc i zadawać pytania na każdym etapie projektu.

6.Rozwój i motywacja pracownika

Dobry przełożony przywiązuje wagę do rozwoju kompetencji pracownika, ponieważ wie jak wiele przynosi to korzyści. Wzmacnianie umiejętności to większa pewność siebie i motywacja do wykonywania standardowych obowiązków oraz podejmowania nowych wyzwań.

Pracownicy najczęściej z entuzjazmem reagują na szkolenia i zwiększanie umiejętności oraz wiedzy. Odpowiednie delegowanie zadań, wykorzystujące potencjał człowieka, otwiera zupełnie nowe perspektywy i zdecydowanie ogranicza wypalenie zawodowe kadry. Zadowoleni, aktywni pracownicy bezpośrednio przyczyniają się do rozwoju firmy w bliskiej przyszłości.

7.Zaufaj swojemu pracownikowi

Zaufanie to podstawa owocnej współpracy. Pamiętaj, aby podczas delegowania zadań pozwalać pracownikom na podejmowanie własnych decyzji. Zyskasz dzięki temu więcej czasu na inne aktywności, ponieważ nikt nie będzie co chwilę zadawał Ci pytania o tę, czy inną kwestię. Liczy się cel, który ma zostać osiągnięty, a nie proces decyzyjny, który do niego prowadzi!

Samodzielne decyzje to także zmierzenie się z wynikającą z nich odpowiedzialnością. W związku z tym, delegowanie obowiązków pozwoli Ci ocenić, komu możesz zlecić zarządzanie dużymi projektami, a komu nie powinieneś nadawać zbyt obszernych uprawnień. Dzięki delegowaniu zadań poznasz swoich pracowników jeszcze lepiej, ponieważ poznasz ich kompetencje w praktyce.

8.Monitoruj postęp prac

Przekazanie zadań musi wiązać się nie tylko z wyznaczeniem ram czasowych, ale także bieżącym monitorowaniem progresu. Już na samym początku ustal z pracownikami częstotliwość monitorowania postępów oraz sposób w jaki będziesz je oceniał. Nadzorowanie pozwoli Ci utrzymać kontrolę nad projektem, z którego musisz się wywiązać oraz będzie motywować kadrę do systematycznej pracy.

9.”Nie myli się tylko ten, kto nic nie robi”

Kolejne w tym zestawieniu porzekadło, które powinieneś zapamiętać. Każdy się myli. Nie ma osób, które nie popełniają błędów. Twoi pracownicy to też ludzie i też może zdarzyć im się pomyłka. Podchodź do takich sytuacji spokojnie, bądź tolerancyjny i wyważony. Twoja reakcja na błędy to też element budowy poczucia bezpieczeństwa pracownika, a jego zaufanie jest fundamentem rozwoju firmy.

Kiedy już pojawi się sytuacja, w której pracownik dokonał błędu, warto abyś omówił z nim dokładnie, co jest nie tak oraz wskazał mu jak może to naprawić. Paradoksalnie, to właśnie poniesione porażki mogą być najlepszą lekcją, kiedy tylko będą zaakceptowane, omówione w spokojny, merytoryczny sposób i poprawione.

Co można zrobić, aby jak najbardziej ograniczyć ilość błędów pracowników?
Zastosować delegowanie z uwzględnieniem wszystkich powyższych punktów! Dobranie projektu do odpowiedniego pracownika, jasne i przejrzyste wytłumaczenie czego oczekujesz, stworzenie rozwojowej i wspierającej atmosfery. Wiele badań przeprowadzonych na pracownikach pokazuje, że poczucie bezpieczeństwa i życzliwa atmosfera w pracy mają swoje odzwierciedlenie w mniejszej ilości popełnianych pomyłek.

Nie rezygnuj jednak z kontrolowania bieżących postępów pracy, ponieważ dużo łatwiej poprawić coś na wcześniejszym etapie powstawania. Pamiętaj, że ostatecznie odpowiedzialność za prawidłowe przygotowanie zadania spoczywa na Tobie.

10.Odpowiedni feedback i docenienie pracownika

Informacja zwrotna podsumowująca wykonanie zadania jest bardzo istotna! Manager powinien szczerze omówić cały proces podejmowanych działań, wskazać aspekty, które mu się podobały oraz zwrócić uwagę na to, co mogło pójść lepiej. Warto zapytać pracownika o jego przemyślenia i doświadczenia oraz to, jak ocenia wykonane przez siebie zadanie.

Doceń swojego pracownika w konstruktywny sposób. Powiedz mu dokładnie, co najbardziej podobało Ci się w jego pracy i za co go cenisz. Szacunek i dobre słowo są dla Twojej kadry największą motywacją i najprzyjemniejszą zapłatą za wykonane zadania.

Delegowanie zadań w oparciu o pokolenia

Istotnym elementem w procesie delegowania jest tez uwzględnienie potrzeb i motywacji pracowników, które bardzo często związane są z ich generacją. Największe znaczenie może mieć to już na etapie, w którym dobieramy zadanie do osoby, dlatego warto się bliżej przyjrzeć tej kwestii i ją uwzględnić.

Pokolenie X

Urodzone w latach ok. 1961-1983. To ludzie, którzy żyli w burzliwym okresie, w którym pewna była jedynie niewiadoma. Obecnie to większość kadry kierowniczej oraz wykwalifikowani, doświadczeni specjaliści.

Pracownikom pokolenia X powinieneś delegować zadania wymagające odpowiedzialności i podejmowania trudniejszych decyzji, ponieważ są to osoby, które doskonale znają się na swoim fachu, potrafią szukać informacji i doceniają firmę pracując w niej latami.

Pokolenie Y

Osoby, które urodziły się w Polsce po roku 1983. Są to ludzie oswojeni z technologią, bardzo głodni świata i nowinek w świecie cyfrowym. To właśnie pokolenie Y zrewolucjonizowało sposób w jaki dotychczas pracowały X-y.

Kadra z tej generacji świetnie odnajdzie się w zadaniach ambitnych, rozwijających i wymagających dokształcenia. Bardzo motywujący jest dla nich rozwój osobisty w miejscu, w którym są aktywni zawodowo. Nie lubią „nudzić się” pracując, tak jak ich rodzice z pokolenia X, którzy cenią sobie stabilność, powtarzalność i doświadczenie w swojej dziedzinie.

Pokolenie Z

Najmłodsza generacja, która przyszła na świat po 1995 roku. Jest to pokolenie uwypuklające jeszcze bardziej wprowadzone przez Y-ki rewolucje, w obszarze otwartego i rozwojowego podejścia do działania oraz wszechobecnej nowoczesnej technologii. Ta generacja nie tylko korzysta z udogodnień cyfrowych i Internetu, ona w nich żyje.

Z-ki to bardzo młodzi pracownicy, którzy dopiero co wkraczają na rynek. Ludzi tych najbardziej motywuje rozwój, nie pieniądze. Są bardzo chłonni wiedzy i uważają, że wszystko powinno dziać się natychmiast. To idealni pracownicy do zadań, w których trzeba szybko się czegoś nauczyć, zrobić coś na wczoraj, albo skorzystać z bardzo nowoczesnych rozwiązań. Pokolenie Z jest bardzo zmotywowane i chętnie wykona każde zadanie, które będzie miało wpływ na pozyskiwanie nowych umiejętności.

Różnorodny zespół, składający się zarówno z przedstawicieli pokolenia X,Y i Z, jest bardzo pożądany i z pewnością przyczyni się do prawidłowego funkcjonowania i rozwoju przedsiębiorstwa. Jedyne o co musisz zadbać, to dostosowanie delegowanych zadań do predyspozycji każdej generacji oraz wzmacnianie otwartej i prawidłowej komunikacji między pracownikami, aby uniknąć niepotrzebnych konfliktów wynikających z niezrozumienia i odmiennych potrzeb.

Silni liderzy = więcej delegowania

Delegowanie zadań nie jest prostym procesem. Wymaga nauczenia się kilku podstawowych zasad oraz wyrobienia sobie nawyku powierzania działań i decyzji innym. W wyniku badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Kalifornijskim w Riverside oraz Uniwerystecie George’a Washingtona stwierdzono, że liderzy, którzy są pewni siebie i swojej pozycji w firmie dużo chętniej delegują zadania i dzielą się decyzyjnością ze swoimi pracownikami. Oddawanie części projektów innym osobom wpływa też pozytywnie na samego managera, ponieważ ten ma więcej przestrzeni na sprawy większej wagi i ciągnie firmę po przodu.

Można więc śmiało stwierdzić, że delegowanie zadań przynosi korzyści każdej ze stron. Warto o tym pamiętać i wprowadzić w życie nawyk dzielenia się obowiązkami już teraz! Wirtualni asystenci Assistly chętnie przejmą obowiązki, które chcesz oddelegować!

Kliknij w poniższy przycisk, umów się na rozmowę, dowiedz się więcej o naszych usługach i oddaj nam nadmiar swoich obowiązków!

Zapisuję się