Jedną z najważniejszych kompetencji miękkich, na które zwracają uwagę pracodawcy jest umiejętność pracy zespołowej. Ten rodzaj współpracy jest w zasadzie niezbędny w większości przedsiębiorstw. Praca w zespole przynosi wiele korzyści zarówno dla członków grupy, pracodawcy oraz firmy.

W tym artykule przedstawię Ci praktyczne porady dotyczące m.in. tego jak połączyć członków zespołu, jakie powinny panować wśród nich zasady, opiszę najefektywniejsze metody pracy w grupie oraz zwrócę uwagę na korzyści i trudności, które mogą pojawić się w tego rodzaju współpracy.

Korzyści wynikające z pracy zespołowej

Przy zachowaniu odpowiednich zasad, praca zespołowa w zasadzie nie ma wad. Lista zalet tego rozwiązania jest natomiast nieskończenie długa. Poniżej przedstawię najważniejsze korzyści, które można uzyskać pracując w zespole.

Efektywność

Praca w grupie umożliwia szybsze, lepsze i bardziej skuteczne osiągnięcie efektów, niż te, które mógłby uzyskać pojedynczy pracownik. Dzięki temu rodzajowi współpracy można osiągnąć szczególnie wysoką efektywność w dużych, skomplikowanych projektach, które wymagają wykonywania czynności symultanicznych, wytężonej pracy, wielu kreatywnych rozwiązań i pomysłów.

Wzrost kompetencji

Wymiana wiedzy i poglądów, obserwowanie umiejętności i korzystanie z doświadczenia innych wpływa niesamowicie rozwijająco na wszystkich członków zespołu. Najlepszą metodą uczenia się jest praktyka, dlatego z pewnością szybko zauważysz, jak jedni pracownicy ciągną do góry innych.

Zaangażowanie

Facylitacja, to termin oznaczający zjawisko pojawiające się w trakcie pracy zespołowej, które polega na tym, że ludzie stają się bardziej zmotywowani do działania, wiedząc że są obserwowani i oceniani przez pozostałych członków zespołu.

Odpowiedzialność

Praca zespołowa wiąże się z odpowiedzialnością ponoszoną przed innymi członkami grupy, liderem oraz głównym przełożonym. To sprawia, że jednostki rozwijają w sobie tę cechę, aby nie zawieść grupy. W ten sposób można wypracować poczucie odpowiedzialności u pracowników, którzy mieli z nim wcześniej problem.

Lepsza atmosfera i poczucie przynależności

Człowiek to zdecydowanie istota społeczna. Bycie częścią teamu zaspokaja potrzebę przynależności i identyfikacji z grupą. Praca w zespole wpływa pozytywnie na integrację grupy oraz wzajemne wsparcie. Powoduje to tworzenie głębszych więzi między członkami zespołu i stworzenie przyjaznej atmosfery, co z kolei sprzyja równemu zaangażowaniu wszystkich osób w prowadzone działania.

Komunikacja

Praca w zespole jest świetną okazją do rozwijania umiejętności komunikacyjnych. Dążąc do realizacji wspólnych projektów konieczne staje się wypracowanie odpowiednich metod porozumiewania się, tolerancji, otwartości i zrozumienia. Cechy te mogą w konsekwencji przełożyć się nie tylko na dobrą atmosferę w pracy, ale także bardziej efektywne pozyskiwanie klientów oraz rozwój asertywności.

Innowacyjność

Współpracownicy wymieniając się pomysłami na forum grupy inspirują się nawzajem i niesamowicie rozwijają swoją kreatywność. Taki stan rzeczy prowadzi do wystąpienia tak zwanej synergii grupowej. Przejawia się ona tym, że efekt końcowy, będący wypadkową pomysłów wielu członków zespołu, jest nieporównywanie większy niż ten, który uzyskałby każdy z osobna.

Główne wartości, które powinni reprezentować członkowie zespołu

Prawidłowo funkcjonujący zespół powinien składać się z różnych typów osobowości reprezentowanych przez jego członków. Do najważniejszych z nich należą: lider, twórca, osoba harmonizująca, radykał, przewodnik, ekspert techniczny, koordynator, promotor, polityk oraz krytyk. Taki wachlarz różnorodnych cech i zachowań sprawia, że członkowie zespołu uzupełniają się i mają szansę stworzyć zgrany team.

Niestety żadna, nawet najlepiej dobrana pod względem cech osobowości grupa nie będzie w stanie prawidłowo funkcjonować, jeżeli jej członkowie nie będą wyznawać pewnych uniwersalnych, wspólnych wartości, do których należą:

• Odpowiedzialność – terminowe wypełnianie swoich obowiązków i poczucie współodpowiedzialności za projekty jest bardzo ważne w każdym zespole. Lider powinien dbać o to, aby wszyscy w grupie czuli się tak samo ważni i potrzebni, co pozwoli uniknąć braku zaangażowania.
• Pozytywne nastawienie – nikt nie lubi pracować wśród narzekaczy. Negatywne podejście jednej osoby może zdemotywować cały team. Wypatruj niezadowolonych członków i rozmawiaj z nimi na temat tego co im się nie podoba, czego oczekują i co chcieliby zmienić, aby unikać ryzyka zarażenia innych pesymizmem.
• Szczera komunikacja – obgadywanie, ukryte pretensje i wzajemny brak szacunku potrafią zniszczyć nawet najlepiej prosperujący zespół. Uczulaj swój team na to, aby jasno i przejrzyście komunikować swoje zdanie i uwagi oraz z szacunkiem przyjmować to, co mówią inni. Nie można uniknąć wszystkich konfliktów, ale można wyeliminować zbędne przytyki i nieporozumienia.
• Zaufanie – bardzo istotne jest, aby członkowie teamu ufali zarówno liderowi, jak i sobie nawzajem. Dbaj o poczucie bezpieczeństwa, sprawiedliwe traktowanie oraz miłą atmosferę, doceniaj pracowników i mobilizuj ich do wspierania siebie nawzajem.
• Efektywność – rozdzielaj prace w grupie tak, aby każdy czuł się potrzebny i nie był wykorzystywany przez mniej zaangażowanych członków. Rozmawiaj z zespołem o wzajemnym szacunku do własnego czasu i mobilizuj każdego do efektywności w grupie, aby uniknąć zmarnowanych godzin.

Więcej o tym jak w efektywny sposób zarządzać swoim zespołem przeczytasz tutaj: Który styl przywództwa najlepiej pasuje do Twoich pracowników?

3 skuteczne metody na efektywniejszą pracę członków zespołu

Spośród niezliczonej ilości metod aktywizacji i pracy w zespole istnieje kilka wyjątkowo ciekawych i uniwersalnych, które można zastosować do większości realizowanych projektów. Oto one:

1. Metoda 6-3-5

Jest to usystematyzowana metoda burzy mózgów stworzona przez Bernda Rohrbacha. W przeciwieństwie do klasycznego brainstorm’u nie wypowiadamy tutaj pomysłów na głos. Nazwa tej metody jest skrótem zasad tej techniki, czyli: 6 osób, 3 pomysły, 5 min.

Instrukcja wykorzystania:

• Przedstawienie problemu i wybór moderatora,
• Rozdanie 6 uczestnikom formularzy,
• Członkowie zespołu zapisują na swoim formularzu 3 pomysły na rozwiązanie problemu,
• Po upływie 5 min zakończenie pierwszej rundy,
• Każdy członek zespołu przekazuje swój formularz osobie siedzącej obok (zgodnie z ruchem wskazówek zegara), która ma za zadanie dopisać nowe rozwiązania lub rozwinąć istniejące, zapisując je poniżej,
• Zakończenie drugiej rundy po 5 minutach,
• Kiedy każdy z arkuszy wróci do osoby, która rozpoczęła jego zapisywanie, zbieranie pomysłów zostaje zakończone.

Wykonanie burzy mózgów metodą 6-3-5 trwa zazwyczaj około 30 min, a każdy z członków grupy rozwija w niej aż 18 pomysłów, co w sumie daje 108 nowych idei! Stworzone rozwiązania należy następnie posortować, omówić i zdecydować, które są najlepsze do wykorzystania w danej sytuacji.

Zalety

• oryginalne pomysły w dużej ilości i krótkim czasie,
• proste zasady,
• mała ilość członków grupy biorących udział,
• brak krytyki, pochopnych ocen oraz sporów w grupie,
• idealna metoda dla introwertyków i osób nielubiących wystąpień,
• pozbycie się hierarchii, ponieważ pomysły każdego członka są tak samo ważne,
• możliwość swobodnego myślenia i wyrażania opinii,
• każdy członek grupy jest tak samo zaangażowany.

Wady

• brak przestrzeni na pytania,
• brak miejsca i czasu na opisanie bardziej złożonych i rozbudowanych pomysłów,
• sztywne zasady tej techniki mogą zabijać kreatywność niektórych osób,
• brak możliwości szybkiego skorygowania błędu w koncepcji, aby móc rozwijać ją dalej w prawidłowy sposób.

Możliwości zastosowania

Technika 6-3-5 najlepiej sprawdzi się w sytuacjach, gdzie jak najszybciej potrzebna jest bardzo duża ilość pomysłów, czyli np. przy próbie wprowadzenia na rynek nowych produktów; podczas modyfikowania i uzupełniania istniejącej oferty, podczas udoskonalania stosowanych procesów, przy poszukiwaniu nowych kanałów dystrybucji i nisz rynkowych oraz w celu optymalizacji obsługi klienta.

2. Metoda kuli śniegowej (dyskusja piramidowa)

Istota tej techniki tkwi w stopniowym przechodzeniu z pracy indywidualnej do pracy zespołowej. Dzięki temu może świetnie sprawdzić się w aktywizacji członków grupy. Szczególnie tych, którzy nigdy wcześniej nie pracowali w teamie i mogą mieć z tym problemy.

Instrukcja wykorzystania:

• Przedstawienie problemu,
• Każdy członek zespołu indywidualnie przygotowuje najlepsze jego zdaniem rozwiązanie,
• Lider zespołu łączy pracowników w pary, w których muszą wypracować wspólne stanowisko,
• Połączenie par w czwórki i ponowne każda grupa opracowuje wspólne rozwiązanie,
• Następnie czwórki łączą się w ósemki i tak dalej, aż do momentu połączenia całej grupy,
• Zespół wypracowuje wspólne stanowisko i przedstawia je liderowi.

Zalety

• bardzo prosta metoda,
• w efekcie końcowym otrzymujemy gotowy, przemyślany i dopracowany pomysł,
• pozwala pracownikom wyrażać swoje zdanie i konfrontować je najpierw z partnerem, stopniowo przechodząc do wyrażenia opinii przed całym zespołem,
• końcowy efekt jest wypadkową wspólnej pracy zespołowej,
• wszyscy członkowie zespołu mają szansę wypowiedzieć się na dany temat,
• rozwija umiejętność słuchania i negocjowania,
• daje możliwość wymiany poglądów i wzmacnia asertywność,
• może pomóc wprowadzić w firmie nawyk pracy w zespole.

Wady

• mocne jednostki obecne w zespole mogą zdominować mniej asertywnych członków,
• może pojawić się syndrom grupowego myślenia,
• po pierwszym odrzuceniu pomysłu jednego z członków w parze, ten może wykazywać brak zaangażowania w dalszą pracę i wspólny cel,
• pracę zespołu mogą zaburzyć silni członkowie, potrafiący przeforsować swoje zdanie.

Możliwości zastosowania

Metoda dyskusji piramidowej sprawdzi się najlepiej, kiedy konieczne jest szybkie wypracowanie jednego wspólnego rozwiązania, które musi być wdrożone. Sprawdzi się w sytuacjach, w których cały zespół musi wybrać jeden produkt, który zostanie wprowadzony na rynek, albo jeden pomysł, który zostanie zrealizowany w miejscu pracy przez przełożonego.

3. Metoda Moliera

Jest to technika pracy grupowej, w której w rozwiązywanie problemów, angażujemy osobę z zewnątrz, z którą dyskutujemy na temat opracowanych przez nas pomysłów. Stworzenie sytuacji, w której ktoś spoza zespołu ocenia wypracowane dzięki współpracy grupy idee, może w bardzo interesujący sposób wpłynąć na cały team i realizowany projekt.

Instrukcja wykorzystania:

• Przedstawienie problemu,
• Zlecenie zespołowi znalezienia rozwiązań za pomocą wybranej, dostosowanej do problemu techniki pracy zespołowej,
• Zaproszenie osoby, która zupełnie nie jest związana z przedstawionym problemem,
• Przedstawienie rozwiązania/rozwiązań wypracowanego przez członków zespołu,
• Podjęcie dyskusji na temat naszego pomysłu/naszych pomysłów z zaproszoną osobą,
• Zapisanie podanych przez zewnętrzną osobę uwag, błędów i słabych stron pomysłu/pomysłów,
• Skonfrontowanie się ze zdaniem zaproszonej osoby na forum grupy i podejście do problemu jeszcze raz, z uwzględnieniem otrzymanej opinii.

Zalety

• bardzo nowoczesna i innowacyjna metoda,
• ingerencja obcej osoby scala członków zespołu i zwiększa ich motywację,
• opracowywane zadania lub projekt nabierają świeżości,
• grupa konfrontuje się ze swoimi słabościami, co prowadzi do rozwoju,
• pobudzenie innowacyjności i spojrzenie na problem z innej strony,
• nowe doświadczenie pobudzające zespół pracowników,
• praca w zespole nabiera nowego wymiaru, ponieważ jest oceniana przez obcych ludzi.

Wady

• niezwiązany z tematem człowiek może przedstawić nie zawsze trafne uwagi,
• może spaść zaangażowanie osób, których projekty zostały odrzucone przez osobę z zewnątrz.

Możliwości zastosowania

Metodę Moliera można zastosować w każdej sytuacji, w której obecne w firmie rozwiązania nie spełniają założonych oczekiwań lub kiedy planujemy wprowadzenie nowych usług, ale nie wiemy jak zareagują na nie osoby niezwiązane z ich tematem. Możemy użyć tej techniki także wtedy, kiedy mamy bardzo dużo pomysłów i nie potrafimy zdecydować, które wybrać oraz kiedy każdy z pomysłów wydaje się być zły lub niewystarczający.

Która metoda współpracy między członkami grupy będzie najlepsza?

Oprócz wymienionych powyżej technik pracy grupowej istnieje jeszcze wiele innych, a pula pomysłów na to, jak powinien pracować dobry zespół stale się powiększa. Dobór najlepszej metody powinien być dostosowany do rozwiązania, które chcemy osiągnąć, specyfiki zespołu, organizacji, konkretnej sytuacji oraz możliwości jakie aktualnie mamy.

Dobry lider, podejmujący się wykonania swoich zobowiązań, powinien potrafić trafnie dobrać metodę pracy w zespole na podstawie wymienionych czynników. Odpowiedzialny manager dba o szkolenia teamu w zakresie pracy w zespole. Zwiększanie świadomości pracowników w temacie korzyści płynących z pracy grupowej minimalizuje ilość konfliktów, pozwala przeprowadzać z sukcesem spotkania grupowe oraz na czas wykonywać powierzone zadania.

W sytuacji, w której będziesz potrzebował odpowiedniej osoby z zewnątrz, do zastosowania Metody Moliera możesz zastanowić się nad współpracą z wirtualną asystentką. Świeże spojrzenie kogoś spoza firmy, może okazać się motorem napędowym dla nowych pomysłów Twojego zespołu. Wirtualna asystentka Assistly, która dysponuje odpowiednimi umiejętnościami i wiedzą może zająć się też zadaniami z obszaru administracyjnego, concierge, wsparcia marketingu i sprzedaży.

Kliknij w poniższy link, zapisz się na spotkanie i sprawdź, jak dzięki Assistly może zmienić się Twoja praca!

Zapisuję się