Jak skutecznie marnować czas i pieniądze jako przedsiębiorca? Sprawdź sam!
Tak, dobrze przeczytałeś. Tytuł tego artykułu to nie clickbait.
Okazuje się, że wielu przedsiębiorców skutecznie marnuje czas i pieniądze. Wynika to nie tylko z naszych obserwacji, ale również z badań przeprowadzonych w ostatnich latach. Nie wierzysz?
Oto kilka konkretów:
W badaniu przeprowadzonym przez Sage w 2020 roku aż 45% polskich przedsiębiorców przyznało, że ich największym wyzwaniem jest zarządzanie czasem i obowiązkami.
Według raportu „Entrepreneurial Poland 2018” przygotowanego przez PwC, aż 70% polskich przedsiębiorców uważa, że największym wyzwaniem dla ich biznesu jest brak czasu.
Badanie przeprowadzone przez Intermedia w 2020 roku wykazało, że małe i średnie firmy tracą średnio 240 godzin rocznie na nieefektywne działania.
Według badania przeprowadzonego przez RescueTime w 2020 roku, przedsiębiorcy spędzają średnio 33% swojego czasu pracy na zadaniach, które nie są związane bezpośrednio z generowaniem przychodu.
Takich danych jest zdecydowanie więcej. W związku z tym łatwo wywnioskować, że marnowanie czasu i pieniędzy to pięta achillesowa wielu przedsiębiorców.
Jak w takim razie przestać marnować czas i pieniądze w swoim biznesie? Jakie są przyczyny nieefektywnej pracy? Co wpływa na osiągnięcie sukcesu w biznesie? I co ma z tym wspólnego zasada Pareto?
Tego wszystkiego dowiesz się w tym artykule.
Jaka jest historia zasady Pareto?
Włoski ekonomista i socjolog Vilfredo Pareto, żyjący na przełomie XIX/XX wieku, zajmował się badaniem zasobów i bogactwa narodów. W wyniku swoich badań Vilfredo Pareto odkrył, że 80% bogactwa narodu należy do 20% jego mieszkańców. Co ciekawe, zależność ta występowała niezależnie od tego, jaki kraj aktualnie badał. To odkrycie stało się podwaliną do sformułowania zasady Pareto. Kilkadziesiąt lat później zasadę Pareto w sposób kompleksowy opisał amerykański teoretyk Joseph Juran w publikacji pt.: „Quality control handbook”, nazywając ją wtedy zasadą „kluczowych nielicznych i błahych licznych”.
Reguła Pareto okazała się na tyle przydatna, że do dziś ma ona zastosowanie w wielu dziedzinach, takich jak: bankowość, ekonomia, socjologia czy psychologia społeczna. Zasada ta doskonale sprawdza się również w prowadzeniu własnego biznesu oraz codziennym życiu.
A czym jest zasada Pareto? I co ma ona wspólnego z wykorzystaniem naszych zasobów w czasie pracy? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w akapicie poniżej.
Na czym polega zasada Pareto?
Zasada Pareto (zasada 80/20) jest metodą, która pokazuje, jak osiągnąć więcej, robiąc mniej. W myśl zasady Pareto 20% nakładów, wysiłku odpowiada za 80% efektów.
Najprościej ujmując, zasada Pareto mówi, że im mniej włożymy w coś wysiłku, tym większa skuteczność i efektywność naszych działań.
Czym jest zasada Pareto odwrócona?
Odwrócona zasada Pareto to znalezienie 20% działań, generujących 80% przeszkód, przez które nie wykorzystujemy swojego potencjału. Dzięki temu te 20% zadań, które przynoszą najwięcej szkód, możemy oddelegować komuś innemu (np. wirtualnej asystentce) i skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na wykorzystaniu swoich możliwości.
Brzmi to niewiarygodnie?
Poniżej przedstawiamy zastosowanie zasady Pareto na konkretnych przykładach.
W przedsiębiorstwie zasada Pareto mówi, że:
20 klientów przynosi 80 zysków (%).
20% pracowników generuje 80% przychodów.
20% produktów odpowiada za 80 zysków (%).
Z kolei w codziennym życiu zasadę Pareto (80/20) odnajdziemy w takich przykładach:
20% ubrań nosimy przez 80 czasu (%).
20% kierowców powoduje 80% kolizji.
Jak widzisz, przykłady działania zasady Pareto (80/20) mają zastosowanie praktycznie w każdej sytuacji.
Reguła Pareto a produktywność w biznesie
Jak już wspomnieliśmy wielu przedsiębiorców w swojej działalności gospodarczej ma problem w kwestii zarządzania czasem. Doskonałym rozwiązaniem jest zastosowanie zasady Pareto. Zasada 80/20 w bezpośredni sposób przekłada się na skuteczność i produktywność w prowadzeniu własnej firmy. Dodatkowo pozwala zaoszczędzić czas oraz osiągnąć doskonałe rezultaty w jak najkrótszym czasie.
A jak to wygląda w praktyce?
Jeżeli 20% nakładów odpowiada za 80% efektów, to w praktyce oznacza to, że im mniej pracujesz, tym większe korzyści osiągasz.
Mogłoby się wydawać, że przedsiębiorca, który pracuje 8 godzin dziennie osiąga lepsze rezultaty niż przedsiębiorca, który pracuje 4 godziny w ciągu dnia. Natomiast to nieprawda. Największy wpływ na rezultaty naszej pracy ma nie ilość, a jakość czasu, który poświęcamy na jej wykonanie. Największe zyski osiągamy wtedy, kiedy jesteśmy w tzw. flow, czyli stanie absolutnego skupienia i zatracenia w wykonywanej czynności. Wówczas całą swoją energię i zasoby wykorzystujemy na wykonanie określonego zadania i osiągnięcie postawionych sobie celów. Według wielu badań skuteczność naszej pracy zazwyczaj spada po około 2 godzinach intensywnego skupienia. Oznacza to, że po tym czasie trudniej jest utrzymać nasze umiejętności i skoncentrowanie na takim samym poziomie. W rezultacie prowadzi to do spadku jakości pracy i wydajności. W związku z tym niemożliwe jest to, abyś przez 8 godzin był w pełni skupiony i wykonywał swoje zadania na najwyższym poziomie.
Zastosowanie zasady Pareto w codziennej pracy
Możesz teraz pomyśleć sobie, że zasada Pareto nie ma odzwierciedlenia w rzeczywistości — bo przecież, kto normalny może sobie pozwolić na to, żeby pracować tylko 2 lub 4 godziny dziennie?
Odpowiedź jest prosta. Na codzienne korzystanie z zasady Pareto może pozwolić sobie każdy, kto potrafi delegować zadania. Przedsiębiorcy, którzy cenią sobie organizację czasu, doskonale wiedzą, że niedelegowanie zadań to marnowanie czasu i pieniędzy.
Zasada Pareta mówi, że 80% zadań, znajdujących się na liście do zrobienia, nie przynosi efektów, a jedynie zabiera czas. W związku z tym należy skupić się na wartości pozostałych 20% zadań. Kluczowe w tym wszystkim jest określenie priorytetów i podjęcie decyzji, które z działań z Twojej listy „to do” są możliwe do wykonania tylko przez Ciebie, a z których można byłoby zrezygnować, ponieważ są zdecydowanie poniżej Twoich kompetencji i marnują jedynie Twój czas i pieniądze.
Delegowanie zadań doskonale wpisuje się w zasadę Pareto, ponieważ dzięki temu jako przedsiębiorca możesz skupić się realizacji najważniejszych obszarów Twojej pracy. Dzięki delegowaniu zadań wykonujesz jedynie czynności, które będą miały największy wpływ na rozwój biznesu i generowanie dochodów. Zasada Pareto pozwala Ci skoncentrować się na wykonywaniu czynności, w których jesteś ekspertem. A to wszystko w czasie, gdy Twoja wirtualna asystentka wykonuje pozostałe 80% czynności, na których ona doskonale się zna. To także wpływa na efektywność i jakość wykonanych zadań. W końcu nie bez przyczyny Ty jesteś dobry w prowadzeniu firmy, a ona w wirtualnej asyście.
Nie stać mnie na to, aby zastosować zasadę Pareto w prowadzeniu swojego biznesu...
Przed podjęciem decyzji, dotyczącej wykorzystania zasady Pareto i delegowania działań, może blokować Cię przekonanie, że nie stać Cię na skorzystanie z usług wirtualnej asystentki.
W takiej sytuacji należy dokładnie to przekalkulować.
Miesięczny koszt skorzystania z usług wirtualnej asystentki waha się od 890 do 2500 zł.
Delegowanie działań wirtualnej asystentce najbardziej opłaca się w sytuacji, gdy stawka godzinowa wirtualnej asystentki nie dorównuje wartości Twojej stawki godzinowej.
Należy jeszcze zwrócić uwagę na pewną prawidłowość. Przedsiębiorca, który realizuje zasadę Pareta, korzystając z usług WA, oszczędza nawet 10 godzin tygodniowo. W skali miesiąca daje nam to dodatkowe 40 godzin, które przedsiębiorca może wykorzystać w zależności od swoich priorytetów.
Przełóżmy to teraz na wartości pieniężne.
Załóżmy, że Twoja stawka godzinowa wynosi 100 zł. 40 godzin Twojej pracy to 4 000 zł. Kiedy zarabiasz 500 zł za godzinę, 40 godzin Twojej pracy to 20 000 zł. A gdy Twoja stawka wynosi 1 000 zł za godzinę, 40 godzin Twojej pracy daje nam aż 40 000 zł. I tak dalej…
Wyobraź sobie teraz, że o tyle więcej miesięcznie mógłbyś zarabiać, gdybyś tylko poukładał swoje priorytety. Wiąże się to z tym, że zamiast przeznaczać 40 godzin w miesiącu (zupełnie za darmo) na czynności biurowo-administracyjne, obsługę maila czy prowadzenie mediów społecznościowych, przeznaczałbyś je na wykonywanie działań, w których jesteś ekspertem i które przynoszą Ci realny zysk.
Przykładowo, jeśli jesteś coachem i zyskujesz 10 dodatkowych godzin w tygodniu, oznacza to, że możesz przyjąć kilku dodatkowych klientów lub skupić się na sprzedaży swoich produktów i zwiększyć swój dochód. To zdecydowanie bardziej opłacalne niż pełnienie funkcji asystentki zupełnie za darmo. Nie sądzisz?
Co się stanie, jeśli zasada Pareto (zasada 80/20) na stałe nie zagości w Twoim życiu i pracy?
Należy mieć na uwadze, że odrzucenie zasady 80/20 może przynieść wiele negatywnych skutków, nie tylko dla Twojego biznesu, ale również dla sfery prywatnej.
Po pierwsze, odrzucając zasadę Pareto, marnujesz swój czas i pieniądze na nieefektywne działania.
Po drugie, zasada 80/20 pozwala Ci na wykorzystanie Twojego potencjału i wykonywanie zadań, które bezpośrednio wpływają na sukces w Twoim biznesie. W związku z tym należy mieć na uwadze, że poprzez nieskorzystanie z zasady 80/20, skupiasz się na wykonywaniu mniej ważnych działań, które nie generują bezpośrednich zysków. W rezultacie przekłada się to na dochody Twojej firmy.
Po trzecie, odrzucając zasadę 80/20, stajesz się przemęczony. Kiedy skupiasz się na mało ważnych zadaniach i spędzasz w pracy całe dnie, skutecznie marnujesz swoją energię i igrasz ze swoim zdrowiem. Nie wspominając już o tym, że po całym dniu w firmie brakuje Ci czasu i zasobów na relacje z bliskimi.
Po czwarte, z dnia na dzień jesteś coraz bardziej sfrustrowany. Niestosowanie zasady Pareto może prowadzić do zwiększenia poziomu stresu i niezadowolenia z życia, ponieważ masz poczucie, że robisz wiele rzeczy, ale nie osiągasz pożądanych wyników.
Jak szybko i skutecznie zastosować zasadę 80/20 w prowadzeniu własnej firmy?
Mamy nadzieję, że powyższe przykłady przekonały Cię do tego, że niestosowanie zasady Pareto to zbyt duży koszt dla przedsiębiorcy.
Jak w takim razie szybko i skutecznie wprowadzić tę zasadę w życie, aby natychmiastowo przestać marnować czas i pieniądze?
Wystarczy, że zaczniesz delegować zadania wirtualnej asystentce. Dzięki temu już od pierwszej godziny współpracy będziesz mógł skoncentrować się na realizacji tych 20% zadań, które są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. Pozostałe 80% działań, które zabierają Twoją produktywność, czas i pieniądze, wykona Twoja wirtualna asystentka Assistly.