Jak pokazują badania Polacy są jednym z narodów, którego efektywność pracy jest najniższa. Jednocześnie nasz tydzień roboczy jest długi w porównaniu do innych krajów Europy. Skoro powierzone zadania wykonujemy nieefektywnie, to zajmują nam one dużo więcej czasu, który musimy na nich spędzić. I tak oto koło marnowania czasu, frustracji i braku produktywności zamyka się i wciąga nas do środka.

Efektywne zarządzanie czasem nie jest umiejętnością, z którą się rodzimy. To zdecydowanie kompetencje, które nabywamy i nad którymi możemy pracować, rozwijać je i stopniowo wprowadzać w życie. To ile zrobisz danego dnia zależy od Twojego podejścia, otoczenia i doświadczenia w ustalaniu priorytetów, skupianiu się oraz planowaniu. Jak efektywnie zarządzać swoim czasem, aby zrobić jak najwięcej w każdej godzinie oraz mieć czas na wszystko, na czym Ci zależy? Przekonaj się!

Na czym polega zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem to umiejętne i przemyślane planowanie zadań, które umożliwia realizację założonych celów w jak najkrótszym czasie. Potrzebna jest do tego znajomość odpowiednich narzędzi i metod, które można wykorzystać. Zarządzanie czasem pozwala na zminimalizowanie ilości „straconych dni”, czyli tych, które przeleciały nam przez palce i nie pozostawiły po sobie żadnego efektu, pomimo tego, że cały czas czuliśmy się zajęci.

Największymi wrogami produktywności są z pewnością:

• smartfony, media społecznościowe, komunikatory itp.,

• hałas i bałagan,

• brak listy zadań,

• odkładanie każdego najważniejszego zadania na później,

• podejmowanie się pierwszej kolejności realizacji zadań, które mogą poczekać,

• nieokreślone w czasie terminy zadań,

• nadmiar obowiązków,

• brak lub niewłaściwe planowanie dnia,

• nieprawidłowe szacowanie długości wykonywania zadania,

• robienie kilku rzeczy naraz,

• brak podsumowania wykonanych zadań na koniec dnia,

• zakłócanie wykonywania zadań przez rozmowy ze współpracownikami, telefon, zamyślenie się nad innym tematem itp.,

• brak delegowania zadań.

Poza technicznymi i niezależnymi od nas czynnikami zdecydowanie największym wrogiem efektywności jest przerywanie zadań, w trakcie ich wykonywania. Tutaj ogromne znaczenie mają tzw. rozpraszacze, czyli rzeczy i zjawiska, które odwracają naszą uwagę. Sytuacje te wiążą się bowiem z efektem piły, który polega na tym, że każde oderwanie się od wykonywanej czynności sprawia, że człowiek potrzebuje dodatkowego czasu na wdrożenie się w nią powtórnie. Co oznacza, że im więcej rozpraszaczy, tym więcej czasu zajmie nam dane zadanie.

Zalety efektywnego zarządzania czasem

Najogólniej mówiąc umiejętne zarządzanie czasem pozwala realizować zadania przy mniejszym wykorzystaniu energii i czasu. To właśnie największa zaleta tego zjawiska. Jednak istnieją też inne pozytywne strony wprowadzenia do swojego życia efektywności pracy. Należą do nich: poprawienie organizacji i wyników, zmniejszenie frustracji i poziomu stresu, wyeliminowanie znaczącej ilości błędów, większe zadowolenie i podniesienie motywacji, szybsze osiąganie celów i rozwój zawodowy, wyższa wydajność i mniejsza presja oraz zwiększenie ilości wolnego czasu.

Jak widać efektywne zarządzanie czasem pozwala uniknąć wielu problemów i zdecydowanie poprawia jakość życia. Bez wydajnej pracy nie jest też możliwy satysfakcjonujący work-life balance. Skuteczne zarządzanie zadaniami z zakresu pracy oraz życia prywatnego jest więc bardzo istotne nie tylko ze względu na zalety dotyczące efektywności obowiązków zawodowych, ale także polepszenia jakości życia i samopoczucia.

Piramida produktywności

Wpisując w wyszukiwarce hasło „piramida produktywności” w wynikach zobaczymy, co najmniej kilka sposobów podziału owej piramidy, które mają usystematyzować wiedzę dotyczącą efektywności działań. W tym artykule skupię się klasyfikacji wg Stephena Covey’a, która jest zorientowana wokół proaktywności i reaktywności. A wygląda ona następująco:

Na wstępie wyjaśnijmy sobie czym jest reaktywność i proaktywność, stanowiące bieguny osi, na której osadzona jest przedstawiona piramida.

Reaktywność — to postawa charakteryzująca się brakiem kontroli, biernością i przenoszeniem odpowiedzialności za swój los na zewnątrz, czyli np. na rodzinę, niesprawiedliwość na świecie, zachowanie i podejście innych osób, współpracowników, szefa itp. Reaktywizm odbiera poczucie odpowiedzialności za swoje życie. Wiąże się także z brakiem realizacji celów i rozwoju oraz dawaniem z siebie absolutnego minimum.

Proaktywność — to postawa zupełnie przeciwna do reaktywizmu. Proaktywność cechuje kontrola nad własnym życiem i otaczającą rzeczywistością, poczucie sprawczości, wyznaczanie i realizowanie celów, przejęcie odpowiedzialności za swój los, podejmowanie decyzji oraz zadaniowe podejście do przeszkód. Osoba proaktywna traktuje zadania zawodowe jako szanse i wyzwania, wykazuje się innowacyjnością i jest zaangażowana. Proaktywność to ciągłe rozwijanie się, wyznaczanie nowych celów i wychodzenie z inicjatywą.

Generacja 1 – stwórz listę zadań

Podstawą piramidy produktywności wg Stephena Covey’a jest rozpoczęcie zauważania i zapisywania większych zadań. Generacja 1 to najbardziej prymitywne, ale jednak rozpoczęte, zarządzanie czasem. Polega ono najczęściej na zapisywaniu zadań na kartkach, tworzeniu listy rzeczy do zrobienia i wykonywaniu ich bez większej analizy i planowania.

Przed tym poziomem, w niektórych klasyfikacjach, znajduje się czasem Generacja 0, czyli podejście kompletnie pozbawione planowania działań, które należy wykonać i zarządzania czasem pracy. Cechuje je chaos i spontaniczność. Generacja 0 charakteryzuje się całkowitą reaktywnością.

Generacja 2 – terminy zadań

Kolejna generacja to już wyższy level produktywności, który uwzględnia w podejmowanych działaniach jakieś ramy czasowe. Do tego celu używany zaczyna być np. kalendarz, planer lub terminarz, w którym osadzane zostają zadania. Generacja nr 2 jest podejściem, w którym zapisane zadania zostają już w jakiś sposób przeanalizowane, aby można było wyznaczyć dla nich termin realizacji.

Generacja 3 – wprowadzenie podziału zadań

W tym podejściu mamy już do czynienia z kolejną osią oceny zadań, a mianowicie ich priorytetem. Generacja 3 uwzględnia istotność zadania i osadza je w czasie tworząc hierarchię ważności. Priorytetowe zadania rozpisywane są jako pierwsze do wykonania, a mniej znaczące czynności dostają dłuższy czas na ich realizację. Ten poziom podejścia do zarządzania czasem jest stosowany przez osoby, które uważamy za dobrze zorganizowane. W 3 generacji zaczynają być stosowane prawa i metody optymalizujące produktywność tj. macierz Eisenhowera lub prawo Parkinsona.

Produktywność jest synonimem efektywnego zarządzania czasem, dlatego koniecznie dowiedz się o niej więcej: Jak zwiększyć swoją produktywność o 31% (badania)?

Generacja 4 – życiowa równowaga

Cele i wartości są najwyższym poziomem podejścia do zarządzania produktywnością wyznaczonym przez Covey’a. Generacja 4 nie jest już tylko zarządzaniem czasem, ale trafniej jest określać ją jako zarządzanie sobą w czasie. Domeną tego poziomu jest planowanie swojego życia w sposób świadomy, zgodny ze swoimi wartościami i celami. Poziom ten wyróżnia się wzięciem całkowitej odpowiedzialności za swój los i holistycznym podejściem do egzystencji.

Celem tej generacji jest osiągnięcie równowagi między wszystkimi sferami życia i kluczowymi potrzebami człowieka: fizycznymi, intelektualnymi, społecznymi i duchowymi. Jest to coraz bardziej popularne podejście, które zauważyć możemy najczęściej u osób uważanych za osiągające sukces. Charakterystyczne dla tej grupy jest ciągłe rozwijanie się, podnoszenie jakości i zadowolenia ze swojego życia.

Generacja 5 wg Davida Allen’a

Autor bestsellerowej książki pt. „Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” wyróżnił jeszcze jeden, dodatkowy poziom produktywności. Generacja 5 łączy ze sobą wszytkie pozostałe tworząc cały system zarządzania czasem. Poziom ten jest zestawiany z metodą GTD stworzoną właśnie przez Allen’a, o której przeczytasz w dalszej części artykułu.

Metody i techniki zarządzania czasem

Jak powiedział William Penn „Czas jest tym, czego potrzebujemy najbardziej, ale wykorzystujemy najgorzej” i moim zdaniem jest to całkowita prawda. Chaotyczne wypełnianie obowiązków i brak planowania zadań powodują, że marnujemy godziny na nieproduktywne aktywności będąc przy tym permanentnie zmęczeni pracą i życiem.

Wprowadzenie podziału zadań, priorytetów, delegowania i efektywnego zarządzania czasem pozwala na uwolnienie się od ciągłego stresu, zmęczenia, pośpiechu i braku satysfakcji z wykonywanej pracy. Istnieje wiele metod i technik pozwalających wziąć w ryzy swój los i ułożyć go w sposób nastawiony na wysoką produktywność i cieszenie się czasem wolnym bez żadnych wyrzutów sumienia. Wykorzystanie ich w codziennym życiu z pewnością sprawi, że będziesz zaskoczony tym, jak wiele dodatkowych godzin jesteś w stanie wygospodarować w przeciągu dnia, tygodnia, czy roku.

1) Metoda GTD, czyli Getting Things Done

Na początek zacznijmy od wspomnianej wcześniej techniki zarządzania czasem stworzonej przez Allen’a. Założeniem tej metody jest zbieranie wszystkich zadań, które masz do zrobienia, (zarówno służbowych, jak i prywatnych) i układanie ich w logiczne grupy, które następnie tworzą cały system zarządzania czasem.

Proces zarządzania zadaniami według tej techniki, składa się z 5 etapów:

1. Gromadzenie — wychwycenie wszystkich zadań i umieszczenie ich w jednym miejscu.

2. Analizowanie — określenie, co należy zrobić z danym zadaniem i przyporządkowanie go do odpowiedniej kategorii.

3. Porządkowanie — umieszczenie zadań na odpowiednich, stworzonych listach oraz planowanie terminu wykonania.

4. Przeglądanie — odświeżanie sobie zadań do zrobienia danego dnia i tygodnia, wykreślanie zrealizowanych i dodawanie nowych.

5. Realizacja — czyli po prostu wykonywanie wszystkiego, co zaplanowałeś w określonej kolejności i czasie.

Metoda GTD zrewolucjonizowała życie wielu osób, być może okaże się wygodna również dla Ciebie.

2) Zasada 80:20

Vilfredo Pareto, prowadząc analizy statystyczne we Włoszech zauważył, że 80% bogactwa narodu należy do 20% osób. W wyniku tego odkrycia zaczął badać otaczającą go rzeczywistość i zaobserwował, że reguła ta dotyczy wielu innych obszarów życia.

Co wspólnego ma zasada Pareto z zarządzaniem czasem? Otóż to, że statystycznie 20% działań przynosi 80% rezultatów. Większość efektów Twojej pracy jest więc niewarta ilości zaangażowania, jakie na nią poświęcasz. Przeanalizuj swoje zadania i znajdź mniejszość, na której szczególnie opłaca Ci się skupić, a zaoszczędzi to wiele Twoich cennych godzin.

3) Metoda ALPEN

ALPEN to skrót pochodzący od niemieckich słów:

• Aufgaben (zadania) – określenie i zapisanie zadań do zrobienia danego dnia.

• Länge schätzen (szacowanie długości) – określenie czasu, jaki należy przeznaczyć na wykonanie zadania.

• Pufferzeiten einplanen (przerwy i pauzy) – zaplanowanie wszelkich przerw na odpoczynek i regenerację.

• Entscheidungen treffen (priorytety) – wybranie, co jest najważniejsze do zrobienia w danym dniu, co należy oddelegować i rozpoczęcie działań.

• Nachkontrolle (kontrola) – sprawdzenie, czy wszystkie zadania zostały wykonane oraz przeanalizowanie i podsumowanie dziennej efektywności.

Metoda ta swoją popularność zawdzięcza z pewnością prostocie wykonania. Sprawdza się ona idealnie w przypadku planowania krótkoterminowego, czyli na jakiś dzień pracy.

4) Bloki czasowe

Ta technika planowania działań wykracza poza efektywne wykonanie konkretnego zadania, ponieważ łączy działania, które musimy podjąć w tematyczne bloki. Listę działań należy podzielić na grupy i wrzucić do nich podobne do siebie zadania. Mogą być to różnego rodzaju bloki np. spotkania, projekty, krótkie czynności itd. Następnie należy założyć określony czas na ich wykonanie i przerwy pomiędzy.

Zaletą tej metody jest fakt, że robiąc podobne do siebie zadania, jedno po drugim, jesteśmy bardziej efektywni. Poza tym możesz zaplanować bloki w taki sposób, aby dostosować je do godzin i dni, w których jesteś najbardziej produktywny.

5) Metoda ABC

Technika ta wywodzi się z zasady Pareto i można powiedzieć, że jest prostszą wersją macierzy Eisenhowera. Jej szybkość i skuteczność sprawia, że jest to jedna z popularniejszych metod zarządzania czasem. Polega ona na podziale zadań na 3 kategorie:

• A – stanowią 15% wszystkich zadań, a odpowiadają za 65% rezultatów, to najważniejsze zadania.

• B – 20% wszystkich zadań, które odpowiada za 20% efektów, to zadania, które są ważne;

• C – stanowią 65% wszystkich zadań, ale ich znaczenie dla Twoich rezultatów jest nie większe niż 15%, to zadania, które nie są zbyt ważne, dlatego możesz i powinieneś je oddelegować.

Metoda ta zakłada, że zadania z grupy A, to te, które są najpilniejsze do wykonania i od nich powinieneś zaczynać dzień pracy lub planować ich wykonanie w najbardziej produktywnych dla Ciebie godzinach. Następnie przejdź do zadań z kategorii B. Grupa C to działania, które warto oddelegować, albo wykonać tylko wtedy, kiedy zostanie Ci na nie czas.

Dowiedz się więcej o tym, jak delegować zadania, aby mieć więcej czasu dla siebie i swojego biznesu: Delegowanie od A do Z, czyli 10 prostych zasad

6) Zasada 60:40

Nazywana jest również zasadą 60:20:20 i stanowi świetne dopełnienie wszystkich innych metod zarządzania czasem. Głównym założeniem tej reguły jest to, aby nie wypełniać całości dostępnych godzin zadaniami, tylko pozostawić pewien bufor czasowy. Los płata różne figle i trzeba być na nie przygotowanym. Według tej zasady czas należy rozplanować w następującym stosunku:

• 60% – realizacja zaplanowanych zadań.

• 20% − niespodzianki, czyli zadania, które pojawiają się nagle, to bardzo często tzw. pożary.

• 20% − spontaniczność, czyli nieoczekiwane spotkanie, telefon, nagła zmiana planów, zachcianki itp.

7) Lista „5 min.”

Niemal codziennie spotykamy się z sytuacjami, w których musimy czekać na kogoś lub coś, mamy wolną chwilę i nie wiemy, co z nią zrobić. To stracone minuty, które mógłbyś przeznaczyć na krótkie zadania. Lista 5 minut polega na spisaniu czynności, które musisz/chcesz zrobić i zajmują one kilka min. Mogą to być np. odpisanie na maila, zrobienie przelewu, przeczytanie ciekawego tekstu itp.

Dzięki tej technice wypełnisz krótkie, bezproduktywne luki w trakcie dnia i zaoszczędzisz czas na większe zadania. Od teraz nie będą denerwować Cię już kolejki na poczcie ani spóźnienia na spotkania, bo pozbędziesz się poczucia straty czasu.

8) Procedury i checklisty

To metoda, która realnie odmieni Twoją pracę. Po pierwsze — procedury pozwolą Ci na łatwiejsze oddelegowanie mniej ważnych zadań, zaoszczędzą czas, który musisz poświęcać na tłumaczenie każdej kolejnej osobie tego samego oraz zminimalizują ryzyko popełnianych błędów. Po drugie — checklisty sprawią, że już o niczym nie zapomnisz i z góry będziesz znał kolejność wykonywania zadań. Dobre zarządzanie czasem zdecydowanie wymaga pisania procedur i checklist, szczególnie kiedy współpracujesz z innymi osobami i delegujesz zadania.

9) Multitasking

W ogólnym znaczeniu multitasking nie jest metodą zarządzania czasem, która jest efektywna. Wręcz przeciwnie. Wykonywanie kilku czynności w tym samym czasie znacznie pogarsza produktywność. Jednak są od tej prawidłowości wyjątki.

Wykonując zadania, które są automatyczne (np. jazda na rowerze, prowadzenie samochodu) możesz wykorzystać do dorzucenia sobie w ich tle czegoś jeszcze. Może to być m.in. słuchanie wywiadu, podcastu lub audiobooka. Możliwe jest efektywne łączenie ze sobą czynności wykorzystujących różne zmysły np. słuch i wzrok.

10) Wycena wartości czasu

W celu lepszego zarządzania czasem warto jest mieć świadomość tego, ile kosztuje godzina Twojej pracy. Jeżeli tego nie wiesz podziel swoje miesięczne zarobki przez liczbę godzin, które poświęcasz na pracę (kiedy nie wiesz, ile pracujesz możesz podzielić na 172 h). Dlaczego potrzebujesz tej wiedzy? Każda czynność, którą możesz oddelegować komuś, kogo godzina pracy jest tańsza niż Twoja jest dla Ciebie opłacalna. W czasie poświęcanym na zadania, które da się wykonać taniej, mógłbyś robić ważniejsze rzeczy, które przyniosą Ci sukces i zintensyfikują Twoje zarobki.

Jak zacząć zarządzać czasem?

Najlepszym początkiem efektywnego zarządzania czasem będzie jego audyt. Przez minimum tydzień zapisuj wszystkie wykonywane czynności i ilość godzin, które na nie przeznaczasz. Następnie przeanalizuj wyniki i odpowiedz na pytania:

• Które czynności zajmują ci najwięcej czasu?

• Czy zadania, na których najdłużej się skupiasz są dla Ciebie najbardziej opłacalnymi?

• Ile czasu poświęcasz na rozpraszacze i bezwartościowe czynności?

• W jakich godzinach twoja produktywność jest na najwyższym poziomie?

• Co powinieneś zrobić, aby pracować bardziej efektywnie w krótszym czasie?

Mając świadomość tego, na co, ile i w jaki sposób przeznaczasz swój czas będziesz mógł wybrać i wypróbować interesujące dla Ciebie metody zarządzania czasem pracy. Nie rzucaj się na głęboką wodę, więcej osiągniesz wprowadzając stopniowo niewielkie zmiany, niż wywracając nagle całą swoją pracę do góry nogami. Świadomość i spokojne wdrażanie się w piramidę produktywności pozwoli Ci wyeliminować bezwartościowe godziny i zapanować nad swoim życiem.

Wydajne zarządzanie czasem wymaga wykorzystania odowiednich technik i metod działania. Przede wszytskim połóż nacisk na ważne i pilne zadania, które w głównej mierze odpowiadają za Twój sukces. Co z pozostałymi? Istotną umiejętnością w efektywnym zarządzaniu czasem jest delegowanie obowiązków. Do realizacji zadań z kategorii ważne, ale niepilne lub nieważne, ale pilne znajdź kogoś, kto zrobi je tak samo dobrze, jak Ty. Idealną do tego celu osobą będzie wirtualna asystentka Assistly.

Jesteś ciekawy, jak nasza praca rozszerza możliwości i czas przedsiębiorców? Umów się na bezpłatną rozmowę z naszym konsultantem i przekonaj się, które zadania już nigdy więcej nie będą zaprzątać Twojej głowy.

Zapisuję się