Jak zatrudnię wirtualną asystentkę w 3 krokach?
W obecnych czasach duża część naszej codziennej aktywności odbywa się w sieci. Większość firm próbując dotrzeć do klientów również przenosi swoje funkcjonowanie do Internetu, co bezpośrednio wiąże się z tym, że coraz bardziej popularną formą zatrudnienia jest praca zdalna.
Taki kierunek rozwoju biznesu spowodował, że wirtualne asystentki są bardzo pożądanymi specjalistami i przeżywają swój wielki rozkwit. W tym artykule opowiem Ci jak łatwo, w zaledwie 3 prostych krokach zatrudnić wirtualną asystentkę Assistly, która będzie w stanie ściągnąć z Twoich barków niechciane zadania za pośrednictwem pracy wirtualnej.
Kim jest wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka jest dla przedsiębiorców prawą ręką. Najogólniej mówiąc jej praca polega na wykonywaniu tych czynności, które zleca jej klient i które jest w stanie zrealizować na odległość. Zleceniodawcy najczęściej przekazują asystentkom te zadania, których sami nie chcą lub nie mogą wykonywać.
„Mile widziane doświadczenie” to fraza, która pojawia się podczas poszukiwania specjalisty w niemal każdej branży, jednak w środowisku wirtualnych asystentek jest szczególnie ważna. Najlepsze specjalistki są w stanie pomóc Ci w bardzo szerokim spektrum działań, od zlecenia sprzątania w biurze do zarządzania mediami społecznościowymi Twojej firmy. Wirtualna asystentka wystawi też ogłoszenie o pracę, obsłuży pocztę firmową oraz będzie wiedziała co zrobić, kiedy Twoja witryna internetowa przestanie działać.
Praca zdalna to oszczędność
Wirtualne asystentki najczęściej pracują w 100% zdalnie. Specyfika takiej pracy sprawia, że współpraca z tego typu specjalistą niesie ze sobą spore oszczędności. Przede wszystkim przedsiębiorca nie przyjmuje pracownika na umowę o pracę, dlatego nie odprowadza wysokich składek z tym związanych. Najczęstszą formą zatrudnienia w tej branży jest kontrakt B2B lub umowa zlecenie.
Wirtualna asystentka realizuje powierzone zadania na własnym sprzęcie, we własnym lokalu, co dla przedsiębiorcy oznacza brak potrzeby zapewnienia miejsca pracy i wszystkich związanych z tym problemów. Już sam brak obowiązku zapewnienia biurka i narzędzi do pracy to dodatkowe kilka tysięcy miesięcznie w Twojej kieszeni.
Wirtualna asystentka – czy jest dla mnie?
Jeżeli frustruje Cię, że musisz wykonywać obowiązki, których nie lubisz robić, przez co nie możesz skupić się na tym, co najistotniejsze w Twojej firmie, to jesteś w dobrym miejscu! Wirtualny asystent zdejmie z Twoich barków każde zadanie, które spędza Ci sen z powiek i przyczyni się do rozwoju Twojego biznesu.
1.Research i znalezienie wirtualnej asystentki na miarę Twoich potrzeb
Wpisując w przeglądarce internetowej hasło „poszukuję wirtualnej asystentki” możesz znaleźć wiele ofert freelancerów, którzy przejmą Twoje obowiązki zdalne. Musisz jednak zdawać sobie sprawę z tego, że samodzielnie działające wirtualne asystentki ze względu na urlop, chorobę lub inne nieprzewidziane sytuacje, nie zawsze mogą być w stanie wykonać powierzone im zadania.
Dlaczego warto wybrać Assistly?
Zatrudnienie wirtualnej asystentki za pośrednictwem Assistly daje Ci w takiej sytuacji gwarancję przejęcia obowiązków i zadań przez innego pracownika. Dzięki temu masz pewność, że wszystkie zlecone przez Ciebie zadania będą wykonane na czas, dzięki czemu możesz spokojnie zająć się swoją pracą i nie martwić się o resztę.
Korzystając z naszych usług nie musisz też zastanawiać się, czy asystent, którego znalazłeś będzie posiadał odpowiednie umiejętności, aby wypełnić powierzony mu przez Ciebie zakres obowiązków. Przydzielimy Ci dedykowanego, specjalnie dobranego do Twoich potrzeb wirtualnego asystenta, który z pewnością profesjonalnie wykona swoją pracę i odciąży Cię z czasochłonnych zadań.
W Assistly bardzo stawiamy na efektywność. Płacąc za godzinę pracy wirtualnego asystenta, wykonującego swoje obowiązki zdalnie, płacisz za 60 min rzeczywistej pracy. W wynagrodzenie, które wypłacasz pracownikowi zatrudnionemu na etat wliczają się przerwy, spotkania i rozmowy towarzyskie. Wirtualna asystentka to odczuwalna oszczędność w obrębie finansów Twojego przedsiębiorstwa.
Odpowiedzialność za powierzone dane i zlecone zadania jest nadrzędną cechą wirtualnych asystentów. Każdy pracownik Assistly jest zobowiązany klauzulą poufności do zachowania tajemnic Twojego przedsiębiorstwa, dlatego możesz być pewny, że wszystkie dane wrażliwe zostaną tylko w Twojej firmie.
Czy wirtualna asystentka może zastąpić stacjonarnego pracownika biura?
Oczywiście! Praca zdalna jest o wiele bardziej efektywna od stacjonarnej, ponieważ ogranicza ilość rozpraszających bodźców zewnętrznych, a samodzielne stworzenie stanowiska pracy, dostosowanego do swoich potrzeb sprzyja wysokiej wydajności wykonywanych zadań.
Praca zdalna to bardzo przyszłościowe rozwiązanie. Osoby wykonujące swoje zobowiązania zawodowe będąc w miejscu, w którym czują się dobrze są dużo bardziej produktywne. Tego rodzaju zatrudnienie jest też dla wielu osób jedyną możliwą formą pracy, ponieważ z różnych względów nie są w stanie codziennie dojeżdżać do biura. Warto dać szansę takim pracownikom, ponieważ dzięki temu można liczyć na ich duże zaangażowanie.
Wirtualna asystentka, czyli nowoczesny sekretariat
Zdecydowana większość pracy wykonywanej przez sekretariat może odbywać się online. Składanie zamówień, opis faktur, kontakt telefoniczny z klientami, obsługa social mediów – to tylko przykłady zadań, które i tak wykonywane są przez pracowników biurowych przy użyciu komputera i telefonu.
Wirtualni asystenci mają dużo więcej doświadczenia i umiejętności niż pracownicy stacjonarni, ponieważ współpracują z wieloma różnymi klientami, dzięki czemu stale się uczą i poszerzają swoją wiedzę. Zatrudnienie zdalnego specjalisty może wnieść do Twojego biznesu wiele nowych, kreatywnych rozwiązań i innowacji.
2.Rozmowa z konsultantem
Po wybraniu usług firmy Assistly kolejnym krokiem jest zapisanie się na rozmowę z konsultantem, na której opowiesz o swoich potrzebach i oczekiwaniach oraz przedstawisz zadania, które może wykonać za Ciebie wirtualny asystent. Ustalimy, na czym najbardziej Ci zależy, jaki jest zakres obowiązków, którym ma zająć się asystentka, wyszczególnimy priorytetowe dla Ciebie usługi.
W czym może wyręczyć Cię wirtualna asystentka
Lista zleceń, które jesteśmy w stanie zrealizować jest bardzo obszerna i nieustannie się wydłuża, ponieważ zależy nam na jak najszerszym wsparciu przedsiębiorców. Przykłady zadań, które wykona dla Ciebie wirtualna asystentka to:
tworzenie stron internetowych – wykreowanie od zera prostej strony internetowej Twojej firmy oraz nanoszenie poprawek i aktualizacji na gotową stronę,
tworzenie sklepu online oraz dodawanie i aktualizowanie produktów,
prowadzenie profili społecznościowych, odpisywanie na wiadomości klientów/fanów,
tworzenie i dodawanie postów, zdjęć, filmów w social mediach,
redagowanie i pisanie tekstów pod SEO,
opisów produktów,
copywriting,
przyjmowanie i opisywanie faktur,
kontakt z księgowością,
przeprowadzanie rekrutacji, przeglądanie CV i kontakt z potencjalnymi pracownikami,
przygotowywanie prostych grafik,
obsługa skrzynki mailowej – bieżące odbieranie i odpowiadanie na e-maile,
robienie researchów,
tworzenie raportów, zestawień i wniosków na podstawie baz danych,
poszukiwanie informacji do prowadzonych projektów,
tworzenie newslettera,
wykonywanie tłumaczenia treści – na stronę internetową, e-maili i innych,
sporządzanie transkrypcji,
opracowywanie umów,
zdalne uzupełnianie dokumentów, wprowadzanie danych i załatwianie innych spraw biurowych,
składanie zamówień na artykuły do biura i inne,
wyszukiwanie ofert sprzedaży,
organizacja eventów, spotkań i wszelkiego rodzaju imprez firmowych,
rezerwowanie sal konferencyjnych, hoteli, lotów, pociągów itp.,
prowadzenie kalendarza, umawianie spotkań, przypominanie o istotnych wydarzeniach,
nawiązywanie kontaktu z obecnymi klientami oraz pozyskiwanie nowych klientów,
marketing i wspieranie działań sprzedażowych,
zlecanie różnego rodzaju usług firmom zewnętrznym.
Jeżeli wśród powyższych przykładów nie znalazłeś usług, na których wykonaniu Ci zależy, to nic straconego. Wirtualni asystenci Assistly chętnie podejmują nowe wyzwania i nieustannie się uczą. Napisz do nas, postaramy się znaleźć najlepsze rozwiązanie, które sprawi, że będziemy mogli podjąć współpracę.
3.Podpisanie umowy i rozpoczęcie pracy wirtualnej asystentki
Ostatnim krokiem do tego, abyś mógł dzięki pracy zdalnej asystentki biura zaoszczędzić nawet do 78 tys. rocznie są kwestie formalne, czyli podpisanie umowy na świadczone usługi. Zawarty kontrakt będzie określał wynagrodzenie za pracę, Twoje wymagane pola działania, godziny w jakich pracuje asystentka i do obsługi jakich mediów ją upoważniasz.
W Assistly masz do wyboru kilka abonamentów i pakietów, spośród których możesz wybrać najbardziej odpowiedni dla Ciebie. Umowa zostanie sporządzona na postawie podjętej przez Ciebie decyzji oraz informacji, które przekazałeś nam podczas rozmowy z konsultantem.
Spotkanie wdrożeniowe z dedykowaną wirtualną asystentką
Spotkanie za pośrednictwem Google Meet z dobranym specjalnie dla Ciebie pracownikiem firmy Assistly jest już ostatnią prostą przed podjęciem pracy przez wirtualną asystentkę. Podczas umówionej rozmowy będziecie mieli okazję poznać się i dogadać wszelkie szczegóły Waszej współpracy.
Spotkanie wdrożeniowe służy też do tego, aby omówić w jaki sposób będziecie się kontaktować, jaki jest optymalny dla Ciebie czas na wykonanie zleconej asystentce pracy oraz w jaki sposób chcesz, aby przekazywano Ci informacje o postępie wykonywanych działań i wysyłano gotowe projekty. Pracownik Assistly zapyta Cię też o loginy i hasła, szczególnie jeśli zobligowałeś go do obsługi w Twoim imieniu konkretnych aplikacji lub działania w mediach społecznościowych.
Co musi wiedzieć Twoja asystentka
Szanujemy Twój czas i pieniądze, dlatego zależy nam na tym, aby wykupione przez Ciebie godziny były jak najowocniej spożytkowane. Z tego powodu bardzo ważne jest, abyś podczas rozmowy dokładnie opisał pracę, którą ma wykonywać Twoja asystentka i na co przede wszystkim musi zwracać uwagę. Pamiętaj też, aby opowiedzieć, jak najbardziej efektywnie, z Twojego doświadczenia, może być wykonana zlecona jej praca zdalna.
Po omówieniu kwestii dotyczących Twoich wymagań będziesz mógł też posłuchać, w czym specjalizuje się przydzielona Ci wirtualna asystentka i w jakich obszarach najchętniej pracuje. Być może skorzystanie z jej doświadczenia i wiedzy okaże się jeszcze bardziej owocne niż zakładałeś.
Jakie korzyści przyniesie praca Twojej wirtualnej asystentki?
Dla wielu przedsiębiorców praca wirtualnej asystentki to ogromne wsparcie w prowadzeniu biznesu. Podczas gdy profesjonalista wykonuje za Ciebie niechciane zadania, Ty możesz skupić się na wdrażaniu innowacji w swojej firmie, nowych obszarach działania lub potencjalnych klientach.
Już nigdy więcej nie marnuj swojej cennej energii i uwagi na wykonywanie obowiązków, które są dla Ciebie udręką. Wyobraź sobie jak wielka jest satysfakcja z wykonywanych czynności, kiedy pracujesz tylko nad tym, co naprawdę sprawa Ci przyjemność. Właśnie to uczucie spełnienia da Ci podjęcie pracy z wirtualnym asystentem biura, a zaoszczędzony dzięki temu czas stworzy przestrzeń do dalszego rozwoju Twojej firmy.
