Skuteczne planowanie strategiczne w 3 krokach
Planowanie to proces, którego wartość bywa niedoceniana, szczególnie przez początkujących, niedoświadczonych przedsiębiorców. Dobra, przemyślana strategia charakteryzuje się następującymi cechami: zawiera analizę mocnych stron, zagrożeń i słabości, wytycza jasny cel na każdym etapie rozwoju firmy, uwzględnia zmiany w otoczeniu, daje poczucie kontroli oraz zaangażowania członków zespołu. Określone na tej podstawie działania zmierzające do osiągnięcia nakreślonego planu mają dużą szansę powodzenia i gwarantują podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.
Proces planowania strategicznego to tworzenie taktyki, która w dłuższym horyzoncie czasu doprowadzi przedsiębiorstwo do realizacji celów strategicznych. Na powodzenie zaplanowanych działań wpływ ma wiele czynników. Niezwykle ważne jest przeanalizowanie słabych stron organizacji, określenie zasobów, skupienie się na otoczeniu przedsiębiorstwa oraz jego możliwościach. Planowanie strategiczne pozwala uporządkować zadania w logicznej kolejności, zachowując przy tym harmonię na płaszczyznach t.j. zasoby ludzkie, czas oraz dostępne możliwości.
Rodzaje planowania
Każdy, kto zaczyna przygodę z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej, powinien poznać różne rodzaje planowania. Jest to bardzo ważny element, gdyż niejednokrotnie decyduje on o powodzeniu naszego biznesu. Oczywiście nie jesteśmy w stanie wszystkiego przewidzieć, jednak zawsze warto mieć plan rezerwowy, na wypadek gdyby coś poszło nie po naszej myśli.
Na przestrzeni lat ekonomiści stworzyli różne kategorie planowania. Jednym z zaproponowanych podziałów jest taki, który uwzględnia ramy czasowe. Według niego wyróżnić możemy plany długookresowe (powyżej 5 lat), średniookresowe (od 2 do 5 lat) oraz krótkookresowe (od kilku miesięcy do 2 lat). Wszystkie one zawierają zadania zmierzające do realizacji głównego celu, jednak pogrupowane są w działania mniejsze oraz bardziej obszerne, zaawansowane i dłuższe.
Kolejne wyodrębnione rodzaje planowania nie są stricte związane z czasem, ale bardziej koncentrują się na tworzeniu koncepcji podejmowanych działań. Warto jednak zauważyć, że można odnieść je do podziału na okresy, ponieważ są poniekąd z nim związane. Mowa tu o kryterium, w którym wyróżnia się plan strategiczny, plan taktyczny oraz plan operacyjny. Główna, podjęta strategia, aby mogła być zrealizowana, wymaga mniejszych działań i kroków pośrednich do jej realizacji. Tak więc plan strategiczny wymaga realizacji planów taktycznych, a te z kolei wypełnienia planów operacyjnych.
Plan strategiczny
Proces planowania strategicznego polega na tworzeniu długofalowej taktyki nastawionej na nakreślenie i wypełnienie celów przedsiębiorstwa. Charakterystyczną cechą jest jego długość, bowiem najczęściej określa się go na okres przekraczający 5 lat. Sam plan strategiczny obejmuje najbardziej fundamentalne zagadnienia, do których należą sprecyzowanie tego czym zajmuje i będzie zajmować się firma oraz kim są i będą nasi klienci.
Planowanie strategiczne wynika z decyzji najwyższego rangą kierownictwa, którego doświadczenie i wiedza umożliwiają obiektywny proces analizowania wszelkich istotnych aspektów. Na ich podstawie definiują oni priorytety i ramy planu oraz podejmują decyzje określające alokację zasobów i działania niezbędne do osiągnięcia wyznaczonych celów. Rolą menedżerów jest natomiast przeniesienie poczucia misji na personel niższego szczebla oraz dopilnowanie realizacji założonych programów prowadzących do wyznaczonych targetów.
Jak przeprowadzić proces planowania strategicznego?
Skuteczne realizowanie planu strategicznego, który w przyszłości doprowadzi do osiągnięcia i podtrzymania sukcesu organizacji, to bardzo trudne i wymagające zadanie. Realizacja tego wyzwania wymaga doświadczenia, zaangażowania, odpowiedniego stosunku do firmy i zastosowania najlepszych technik zarządzania. Na początkowym etapie najważniejsze okazuje się jednak odpowiedzenie sobie na trzy następujące pytania:
- W jakim otoczeniu/środowisku znajduje się moja firma?
- Dokąd ma zmierzać moja firma?
- Jak dostać się tam, gdzie chcę, aby znajdowała się moja firma?
Określenie tych fundamentalnych zagadnień jest podstawą do stworzenia planów strategicznych, w każdej podejmującej się zharmonizowanego działania organizacji. Na ich podstawie możliwe jest stworzenie skutecznego planu strategicznego, który składa się z następujących etapów:
1.Analiza strategiczna
Etap ten możemy zdefiniować jako odpowiedź na pytanie „W jakim otoczeniu/środowisku znajduje się moja firma?”. Wymaga on szerokiej diagnostyki, przeprowadzenia analizy SWOT i bardzo dokładnego rozpatrzenia wszelkich czynników wpływających na naszą firmę. Ważne, aby w analizie strategicznej uwzględnić również zachodzące zmiany i związane z tym przyszłe warunki środowiska. Tego rodzaju szczegółowe zbadanie możliwości rozwojowych, potencjału i zagrożeń, które znajdują się w naszym otoczeniu, pozwoli nakreślić realne, osiągalne cele, przy świadomości ryzyka, które należy wziąć pod uwagę przy planowaniu.
2.Planowanie strategiczne
Planując strategię na podstawie przeprowadzonej we wcześniejszym kroku analizy, należy wziąć pod uwagę naszą odpowiedź na pytanie „Dokąd ma zmierzać moja firma?”. W tym etapie koniecznym jest rozważenie jakie opcje rozwojowe oraz metody ich wdrażania możemy wziąć pod uwagę przy aktualnych i przyszłych warunkach otoczenia. Istotne jest rozważenie kilku możliwych scenariuszy przyszłości i przyjęcie konkretnej strategii, która ma zostać urzeczywistniona. Planowanie strategiczne powinno być zwieńczone sporządzeniem planu działania dla organizacji.
3.Realizacja strategiczna
Czyli odpowiedź na pytanie „Jak dostać się tam, gdzie chcę, aby znajdowała się moja firma?”. Na tym szczeblu zarządzania w tworzeniu strategii następuje wybór sprecyzowanego planu oraz uruchomienie szeregu zharmonizowanych, założonych działań prowadzących do jego urzeczywistnienia.
Realizacja strategiczna sama w sobie jest bardzo szerokim założeniem. Do jej wykonania potrzebne są zatem bardziej szczegółowe, mniej rozbudowane i rozciągnięte w czasie procesy, które połączone ze sobą i zmierzające w tym samym kierunku w efekcie doprowadzą do wyznaczonych celów. Dlatego mówiąc o planie strategicznym, konieczne jest zwrócenie uwagi również na plany taktyczne oraz operacyjne.
Planowanie taktyczne
Jeżeli planowanie strategiczne porównamy to wojny, to planowanie taktyczne będzie pojedynczą bitwą w obrębie wszystkich zaplanowanych czynności mających doprowadzić do zwycięstwa. Są to więc krótsze działania, nastawione na wykonanie określonej misji, która w ostatecznym rozrachunku przyczynia się do realizacji wyznaczonych dla przedsiębiorstwa targetów.
Plany taktyczne tworzone są bardziej na bieżąco, więc pozwalają dostosować podejmowane kroki do zmieniającej się stale sytuacji w obrębie organizacji. Ten rodzaj planowania obejmuje np. usprawnianie działania poszczególnych elementów firmy, modyfikowanie technologii produkcji, zmiany założonych norm, kosztów i struktury majątkowej firmy. Realizacja planu strategicznego skupia się na zasobach, środowisku i misji organizacji, natomiast taktyka obejmuje głównie ludzi i działania.
Planowanie operacyjne
Odwołując się ponownie do analogii wojny, plan operacyjny będzie w tym porównaniu pojedynczą akcją, w ramach bitwy, która w efekcie ma doprowadzić do zwycięstwa. Plany operatywne koncentrują się na krótkim okresie czasu oraz wąskim zasięgu i rodzaju działań, przez co są elementarną częścią odpowiadającą za funkcjonowanie firmy. Najczęściej jest to skonkretyzowane zadanie, które po prostu musi zostać wykonane. Plany operacyjne obejmują działania odtwarzalne i/lub powtarzalne.
Inaczej nazywa się je też planowaniem bieżącym lub wykonawczym, co dobrze oddaje jego charakterystykę. Plan operatywny określa co, w jakiej kolejności, kiedy, gdzie, przez kogo ma zostać wykonane oraz jakie zasoby muszą zostać zapewnione w tym celu. Plan ten wynika z planu taktycznego, a w ostatecznym rozrachunku przyczynia się do realizacji planu strategicznego.
Typy działania w procesie planowania strategicznego
Realizacja przyjętego planu może odbywać się w różny sposób, w zależności od podjętego typu działania. Główne rodzaje podejmowanej strategii to:
- Strategia agresywna jest oparta na odwadze, dominacji i oferowaniu konkretnych usług. Zapewnia optymalnie wykorzystanie mocnych stron i szans firmy, przy akceptacji związanego z tym ryzyka.
- Strategia konserwatywna niesie ze sobą mniejsze ryzyko, bo stara się wyeliminować ewentualne problemy poprzez rozwój produktów i usług, poszukiwanie nowych rynków oraz redukcję kosztów.
- Strategia konkurencyjna skupia się na wzroście produktywności i monitoruje otoczenie organizacji, sprawdzając, jak może się wyróżnić na tle innych firm o podobnej ofercie.
- Strategia defensywna, która minimalizuje słabe strony oraz zagrożenia po to, aby przetrwać. Ogranicza podejmowane inwestycje i koszty, co sprawia, że stopniowo wycofuje się z rynku. Działanie to może zakończyć się fuzją lub likwidacją działalności.
Rola planu strategicznego w działaniu przedsiębiorstwa
Rola wprowadzanej strategii jest odpowiedzią na pytanie „Dlaczego to robimy?”. Zarządzanie oparte na przemyślanym planie działania przynosi liczne korzyści, które z pewnością są w stanie przekonać każdego, komu zależy na długofalowym rozwoju przedsiębiorstwa. Opracowanie planu strategicznego jest bardzo wymagającym, trudnym zadaniem, które obliguje do zaangażowania ze strony wszystkich pracowników. Jednak poziom, który można dzięki niemu osiągnąć, wart jest tej ceny. Korzyści, które możemy zyskać poprzez realizację planu strategicznego to między innymi:
- wytyczenie jasnej ścieżki sukcesu, która pozwala dostosować podejmowane działania do zamierzonego celu,
- priorytetyzowanie działań i chronologiczne, harmonijne wykonywanie założonych czynności, bez stresu, że coś istotnego zostało pominięte,
- zwiększenie dochodów poprzez stabilne działanie firmy i planowe rozwijanie poszczególnych sektorów,
- oszczędność czasu i pieniędzy, które mogłyby być przeznaczone na chaotyczne, nieprzemyślane działania nieprzynoszące żadnych korzyści,
- optymalne wykorzystanie mocnych stron i możliwości firmy,
- poczucie bezpieczeństwa, w związku ze stabilną, przewidywalną organizacją działania przedsiębiorstwa,
- wywołanie zjawisk, które nie zaistniałyby samoczynnie oraz poczucie sprawczości w kreowaniu przyszłości,
- doskonałe zagospodarowanie posiadanych zasobów ludzkich,
- łatwiejsze przewidywanie ryzyka oraz możliwość zaplanowania przetrwania kryzysów,
- poczucie misji wśród wszystkich pracowników, większa produktywność i zaangażowanie w funkcjonowanie firmy.