Jak wygląda dzień pracy wirtualnej asystentki?
Zawód wirtualnej asystentki to obecnie jedna z najbardziej przyszłościowych i obiecujących profesji, którą można podjąć. Nazwa wywodzi się od usług, które pierwotnie wykonywali zdalni pracownicy biurowi. Aktualnie wirtualna asystentka jest kimś, kogo można by nazwać raczej managerem biura, social mediów lub projektu. Zakres usług oferowanych w tej profesji jest bardzo szeroki i stale rośnie. Wirtualne asystentki mają obecnie swoje specjalizacje, spośród których czynności biurowe to jedynie ułamek zadań.
Czym zajmują się wirtualne asystentki?
Wirtualna asystentka to prawdziwa mistrzyni multitaskingu i specjalistka od zadań specjalnych. Zlecenia, jakie możesz powierzyć swojej WA to m.in.:
wszelkiego rodzaju prace administracyjno-biurowe tj. wystawianie faktur, przygotowanie raportów, zestawień, tłumaczeń, zamawianie materiałów papierniczych, sporządzanie i uzupełnianie ofert, obsługa poczty mailowej;
przygotowywanie konferencji, spotkań przedsiębiorców i kontrahentów, zaplanowanie i zorganizowanie szkolenia dla pracowników;
kompleksowa obsługa profili i aktywność w mediach społecznościowych, kontakt z odbiorcami, odpowiadanie na wiadomości, tworzenie grafik, przygotowywanie promocji produktów i przedstawianie oferty;
stworzenie lub zaktualizowanie strony internetowej, bloga, sklepu online;
copywriting, transkrypcje, pisanie tekstów pod SEO i wpisów na bloga;
kontakt z klientami na infolinii lub czacie;
przeprowadzanie rekrutacji, umawianie na rozmowy o pracę, przeglądanie i segregowanie przesłanych CV;
działania marketingowe, tworzenie newslettera;
research danych;
usługi z zakresu concierge, prowadzenie kalendarza
oraz wiele, wiele więcej…
Zdobywanie nowych klientów i rozwój biznesu, który prowadzisz, wymaga czasem specyficznych dla Twojej branży działań.
Możesz wykorzystać umiejętności Twojej wirtualnej asystentki również na innych płaszczyznach, np. powierzyć jej dany projekt, który wymaga managera i sprawnego przeprowadzenia od początku do końca. To nie problem dla lubiącej wyzwania, proaktywnej WA! Indywidualne podejście i pozytywne nastawienie do szkoleń, które powinno cechować każdą wirtualną asystentkę, pozwoli z powodzeniem realizować wam wspólnie nawet bardziej wymagające zlecenia.
Więcej o delegowaniu obowiązków i wynikających z niego korzyściach dla Ciebie, pracowników i rozwoju Twojej firmy przeczytasz tutaj: Delegowanie od A do Z, czyli 10 prostych zasad
Wirtualna asystentka i jej standardowy dzień pracy
W zasadzie każdy z asystentów pracujących zdalnie ma swój specyficzny sposób na wykonywanie obowiązków. Mianownikiem łączących ich wszystkich są dwa słowa: rutyna i organizacja. Musisz wiedzieć, że większość wirtualnych asystentek posiada 3-5 większych klientów i kilku mniejszych. WA można podzielić na takie, które pracują w agencjach takich jak Assistly oraz te, które działają samodzielnie. Specyfika pracy w obu tych grupach nieco się różni.
Zdalna praca, którą wykonuje asystentka, nie jest diametralnie różna od tej w biurze. Jak już wspomniałam, kluczem jest tu rutyna. Dzień wirtualnej asystentki rozpoczyna się zazwyczaj od kawy… to oczywiste! A przy niej od przejrzenia zleceń i zaplanowania kolejności wykonywania zadań, która zależy zazwyczaj od ilości czasu, jaka pozostała na ich oddanie. Następnie WA sprawdza pocztę e-mail, aby zorientować się, czy podczas jej czasu wolnego klienci nie informowali jej o czymś, co powinna wiedzieć, nie pojawiły się nowe zadania lub nie zmieniły obecne.
Po zorientowaniu się w aktualnej sytuacji wirtualna asystentka może przejść do wykonywania zleceń zgodnie z zaplanowanym harmonogramem. Większość WA rozlicza się z czasu, jaki poświęciła na dane zadanie, dlatego bardzo ważne jest, aby pamiętać o każdorazowym uruchomieniu aplikacji do mierzenia czasu pracy i opisaniu wykonywanych zadań. W tym celu większość asystentek zdalnych korzysta z narzędzi tj. Clockify lub Toggl. Istnieje też wiele innych aplikacji usprawniających pracę WA lub takich, bez których jest ona wręcz niemożliwa np. Asana, Canva, MailerLite, Trello i inne.
Wirtualne asystentki tak samo, jak pracownicy etatowi robią sobie przerwy. Jednak w przeciwieństwie do nich pauzy WA nie wliczają się w czas pracy, za który otrzymują wynagrodzenie. To jedna z największych różnic. Każda minuta pracy wirtualnej asystentki to w pełni wykorzystany, efektywny czas poświęcony na powierzone zadania. Fakt ten przekłada się też na to, że 8 godzin, które asystentka spędzi przed komputerem to zazwyczaj tylko ok. 6 godzin płatnej pracy. Reszta to czas poświęcony na organizację, sprawdzanie poczty i inne niezbędne zadania.
Praca zdalna pozwala na wykonywanie obowiązków służbowych z najdalszych zakątków świata. Większość wirtualnych asystentek pracuje w standardowych, biurowych godzinach, czyli między 7:00 a 17:00. Chyba że znajdują się akurat w innej strefie czasowej… Zakończenie dnia pracy to najczęściej planowanie zadań na kolejny dzień i podsumowanie tego, co udało się zrobić. Wirtualne asystentki Assistly na bieżąco przesyłają też klientom informacje na temat postępów prac.
Istotnymi elementami pracy wirtualnych asystentek jest też nieustanne szkolenie się i aktualizowanie swojej wiedzy oraz umiejętności.
Chociaż czas poświęcony na kursy, czytanie branżowych artykułów i książek, webinary itp. nie jest wliczany w płatny zakres, to jest on jednak istotnym elementem pracy i codziennością WA. Sporo czasu zajmują w tym zawodzie również czynności związane z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej, ponieważ większość zdalnych asystentów pracuje w ramach umowy B2B. W profesji wirtualnych asystentek, szczególnie tych pracujących samodzielnie, dużo czasu zajmuje także poszukiwanie klientów.
W agencji wirtualnych asystentek Assistly działamy zespołowo. Nasi klienci kontaktują się wyłącznie z jedną, dedykowaną im WA, natomiast tak naprawdę mają do dyspozycji cały zespół specjalistek. Bardzo czasochłonne, wymagające lub trudniejsze zadania przekazujemy sobie nawzajem lub robimy wspólnie. Dla nas, wirtualnych asystentek, to duże wsparcie natomiast dla naszych klientów gwarancja procesjonalnego wykonania zleceń w terminie i z należytą starannością.
Najistotniejsze umiejętności w zawodzie wirtualnej asystentki
Istnieje kilka cech osobowości i umiejętności, które koniecznie powinna mieć wirtualna asystentka. Należą do nich:
perfekcyjna organizacja czasu pracy;
ciągła potrzeba szkolenia się, poszerzania swojej wiedzy i umiejętności;
elastyczność.
WA wiedzą, że są to dla nich niezbędne cechy, ponieważ bez nich nie byłaby możliwa efektywna praca w tym zawodzie. Bardzo ważne jest także samozaparcie i samodyscyplina, ponieważ każda wirtualna asystentka pracuje wyłącznie zdalnie, a to pociąga za sobą specyficzne dla tej formy zatrudnienia trudności. Wykorzystanie przestrzeni domowej do pracy może być przyczyną braku efektywności, a ta jest najważniejszą miarą wykonanych zadań.
Odpowiednie nastawienie do obowiązków służbowych oraz komplet niezbędnych dla WA cech są jednak w stanie sprawić, że praca zdalna często okazuje się bardziej wydajna i owocna, niż ta w biurze.
Zastanawiasz się, jak zadbać o swoją produktywność, bez względu na to, czy pracujesz w biurze, czy poza nim? Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: Jak zwiększyć swoją produktywność o 31%?
Ile zarabia wirtualna asystentka
Jeżeli chcesz wiedzieć, ile zarabia wirtualna asystentka, musisz zwrócić uwagę na kilka kwestii, które są specyficzne dla tego zawodu. Płatny czas pracy WA obejmuje wyłącznie wykonywanie usług dla klienta. Jednak własna działalność gospodarcza, którą posiada większość asystentek lub współpraca z zespołem w agencji to dodatkowy czas poświęcany na pracę, który nie jest płatny, a bezpośrednio przyczynia się do osiągania jak najlepszych rezultatów w pracy z klientem.
Wszystkie pośrednie czynności, które są istotne w tej profesji, wpływają na ostateczną cenę roboczogodziny.
Nie bez znaczenia pozostaje także doświadczenie, płatne szkolenie się i poszerzanie umiejętności oraz specjalizacja asystentów. Również aspekty takie, jak płacenie lub zwolnienie z podatku VAT i cena innych opłat mają wpływ na ostateczną kwotę, jaką podają WA. Najczęściej godzina wirtualnej asystentki kosztuje kilkadziesiąt złotych, ale zdarzają się także wynagrodzenia przekraczające sto złotych. Rozstrzał cen jest spory, ponieważ zależy od dużej liczby czynników.
Rozpoczęcie współpracy z wirtualną asystentką
Jeżeli chcesz rozpocząć współpracę z wirtualną asystentką, to jesteś w idealnym miejscu! Assistly to agencja WA, które cechuje zarówno doświadczenie, jak i profesjonalizm. Specjalizujemy się w zadaniach z zakresu concierge, prac administracyjnych, researchu danych, działań marketingowych, organizacji wydarzeń i wielu innych. W naszym zespole z pewnością znajdzie się ktoś idealnie odpowiadający Twoim potrzebom. Masz inne zadania specjalne, które chciałbyś oddelegować wirtualnej asystentce? Sprawdź, co jeszcze możemy dla Ciebie zrobić.
Skontaktuj się z nami! Kliknij poniższy przycisk, wybierz dogodny termin i umow się na darmowe spotkanie online. Sprawdź, jakie to proste!