W obecnym świecie liderzy coraz częściej muszą zarządzać swoimi zespołami zdalnie. Jako skuteczni menedżerowie powinni więc zrozumieć niuanse i wyzwania związane z dobrą komunikacją w zdalnym środowisku zespołowym. Jak powinna zatem wyglądać efektywna komunikacja w pracy, w której ludzie porozumiewają się ze sobą w przestrzeni wirtualnej?

Członkowie Twojego zespołu wiedzą doskonale, jak współpracować ze sobą i budować relacje w biurze. W przerwach i na spotkaniach na żywo wytwarza się między nimi naturalna więź. Jednak komunikacja w pracy zdalnej diametralnie różni się od tej stacjonarnej. 

Luźne spotkania online

Integracja. Ważny element pracy zespołowej. Jak ją zorganizować online? Jednym z pomysłów może być wspólne zaangażowanie się w akcję charytatywną. Pracując zdalnie, warto również inicjować spotkania online przy kawie, poświęcone luźnym rozmowom niekoniecznie związanym z pracą. Takie połączenia z włączonymi kamerkami są namiastką spotkań w kuchni w realnej przestrzeni biura, kiedy można oddawać się niezobowiązującym rozmowom na różne tematy. Zdalna komunikacja z zespołem powinna zakładać także wyposażenie go w narzędzie do indywidualnych rozmów pomiędzy pracownikami, aby mogli oni wymieniać się między sobą informacjami i rozmawiać w sposób niekontrolowany i swobodny.

Nowe narzędzia pracy

Komunikacja interpersonalna w pracy zdalnej wymaga wykorzystania nowych narzędzi do porozumiewania się między sobą. Niezależnie od tego, jakie komunikatory i programy do zarządzania projektami oraz czasem wybierzecie, pamiętajcie, że pracownik musi nauczyć się z nich korzystać. Przyda się tu szkolenie oraz bycie otwartym na wszelkie pytania. Ponadto, istotne jest ustalenie z kim, kiedy i w jaki sposób powinni się porozumiewać pracownicy.

Spotkania wideo – face to face

W tym miejscu komunikacja wideo jest najskuteczniejsza, ponieważ pomaga członkom zespołu budować między sobą więzi emocjonalne. Regularne spotykanie się buduje zażyłość, co jest trudne w przypadku osób „bez twarzy” podczas telekonferencji. Rozmowy wideo oparte na zaufaniu i relacjach emocjonalnych mają kluczowe znaczenie dla pomagania zespołowi w przezwyciężeniu lub zmniejszeniu dystansu między sobą.

Treści maili – wyczerpujące

Kolejną ważną zmianą jest przejście z krótkich, treściwych e-maili na bardziej szczegółowe. Krótkie e-maile są dobre do robienia szybkich notatek, ale nie do wyjaśniania lub komunikowania ważnych kwestii. Naucz swój zespół, aby pisał szczegółowe e-maile z jak największą ilością informacji. Chodzi o to, aby uniknąć zamieszania i nieporozumień.

Zaufanie względem pracowników

Ważną częścią efektywnej pracy zdalnej jest umożliwienie członkom zespołu wykonywania swoich zadań w sposób niekontrolowany, a przynajmniej – nie cały czas. Niewskazane jest bombardowanie ich telefonami i e-mailami, które mają na celu sprawdzenie, czy wykonują to, co do nich należy. Ważne jest zaufanie lidera względem jego zespołu. W tym kontekście warto korzystać z narzędzi do współpracy i śledzenia postępów.

Informacja zwrotna

Efektywna komunikacja w pracy to również umiejętność dawania pracownikom konstruktywnego feedbacku. Dzięki wskazaniu niedociągnięć zespół wie, co poprawić, by więcej nie popełniać błędów. Równie ważne, a może nawet i ważniejsze jest wskazywanie na mocne strony pracowników, dawanie pochwał i docenianie za sukcesy – nawet te małe. Pracownik, który otrzymuje regularny feedback, czuje się pewniej i bezpieczniej w firmie. Zwłaszcza, gdy pracuje zdalnie.