Zakres obowiązków jest podstawowym elementem umowy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, który określa listę czynności i sposób ich wykonywania przez zatrudnioną osobę. W świetle polskiego prawa nie ma konieczności sporządzania dokumentu zawierającego te informacje. Artykuł 94 Kodeksu Pracy mówi wyłącznie o „zaznajomieniu pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami”.

Taki stan rzeczy nie oznacza jednak, że nie należy w sposób pisemny powiadomić zatrudnionego o jego obowiązkach na określonym stanowisku.

Zakres wymaganych czynności to także bardzo istotna kwestia współpracy pomiędzy przedsiębiorcami. Sytuacja taka ma miejsce m.in. podczas korzystania z usług wirtualnej asystentki. Dlaczego jasne, najlepiej pisemne, określenie zakresu obowiązków jest tak istotne? Jaki zakres obowiązków posiada pracownik administracyjno-biurowy, a jaki WA? Co je różni, a co łączy? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w niniejszym artykule. Zapraszam!

Dlaczego warto zadbać o przejrzysty zakres obowiązków?

Pomimo tego, że zakres obowiązków pracownika nie jest dokumentem obligatoryjnym, istnieje szereg powodów, dla których tego typu spis powinniśmy sporządzić. Bez względu na to, czy mówimy tutaj o umowie pracodawca — pracownik, czy B2B.

Każdy z nas ceni sobie jasne zasady współpracy.

Daje to poczucie bezpieczeństwa i pewność, że wiemy, co robić. Jednym z czynników odpowiadających za przejrzystość w pracy jest zakres czynności pracownika, do którego możemy mieć wgląd. Zatrudnianiu nowej osoby, towarzyszą często emocje, nawał dokumentów do podpisania i związany z nimi pośpiech. Czy ktokolwiek z nas pamięta wszystkie szczegóły prowadzonej przy tym rozmowy? Nie sądzę.

Wręczenie pracownikowi listy obowiązujących go zadań i doprecyzowanie wszystkich punktów stwarza poczucie przejrzystości współpracy. Dokument tego typu pozwala wszystkim stronom ustalić jasne reguły i granice oraz daje możliwość powrotu do tej kwestii w sytuacjach konfliktowych. To swojego rodzaju zabezpieczenie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, czy też przedsiębiorcy, z którym współpracujemy.

Warto zadbać o to, aby zakres obowiązków pracownika lub przedsiębiorcy był na odrębnym dokumencie.

Można oczywiście wpleść wykonywane czynności w treść umowy o pracę lub umowy o współpracy. Problem pojawia się jednak w momencie, kiedy zakres obowiązków, który wykonuje np. pracownik biurowy, ulega zmianie i pojawia się konieczność korekty. Podpisanie osobnego dokumentu sprawia, że nie ma potrzeby wypowiadania umowy, a potem podpisywania nowej, wystarczy tylko zmienić treść załącznika określającego zakres czynności.

Zakres obowiązków pracownika biurowego

Pracownik biurowy to stanowisko bardzo złożone. Różni się ono w zależności od firmy, doświadczenia pracownika, rodzaju branży, w której działa przedsiębiorstwo i innych czynników. Zakres obowiązków pracownika biurowego może być różny nawet dla osób zatrudnionych na tym samym stanowisku, w tej samej firmie. Nie jest to wcale rzadka sytuacja, szczególnie w dużych, międzynarodowych korporacjach.

Pomimo tego, że w każdym zakładzie pracy opis stanowiska pracownika biurowego będzie się różnił, są czynności, które dotyczą większości kadry administracyjnej. Lista typowych obowiązków osób zatrudnionych na tym stanowisku to:

• obsługa urządzeń biurowych,

• przygotowywanie i sprawdzanie dokumentów, treści umowy itp.,

• przyjmowanie gości,

• dbanie o pozytywny wizerunek firmy,

• wykonywanie, odbieranie i przekierowywanie telefonów,

• monitorowanie poczty oraz dokumentacji przychodzącej i wychodzącej,

• załatwianie spraw w urzędzie lub we współpracy z organami państwowymi,

• wykonywanie innych poleceń przełożonych lub bezpośredniego przełożonego (wyłącznie tych mieszczących się w zakresie obowiązków pracownika biurowego).

Obowiązki pracownika biurowego to temat rzeka. W różnych przedsiębiorstwach kadra administracyjna może wypełniać też częściowo zadania ocierające się o inne działy danej firmy. Z zakresem obowiązków bezpośrednio związane jest doświadczenie, jakie posiada pracownik biurowy. Innych działań wymaga się od osób początkujących, a innych od tych z wieloletnim stażem. Między innymi dlatego tak ważne jest ustalenie i sporządzenie od samego początku współpracy listy czynności pracowników biurowych oraz jej aktualizacja, w przypadku zmian.

Obowiązki pracownika biurowego vs obowiązki wirtualnej asystentki

Kim jest wirtualna asystentka? To pojęcie znacznie szersze niż pracownik biurowy. Wirtualna asystentka to osoba, która wykonuje czynności z zakresu administracji biurowej oraz wiele innych. Zawód ten osiągnął już taki poziom zaawansowania, że WA mają często różne specjalizacje. Większość asystentek zaczynała jednak, pełniąc zdalnie obowiązki pracownika biurowego i systematycznie rozwijając swoje umiejętności oraz ofertę.

Przedsiębiorcy, szczególnie Ci prowadzący biznes online na pewnym etapie działalności potrzebują wsparcia. Najczęściej szukają kogoś, kto przejmie wykonywany przez nich dotychczas zakres czynności pracownika biurowego. Niewielkie firmy potrzebują jednak często również wsparcia osoby, która zna się na tworzeniu grafik, kreowaniu oraz edycji stron internetowych lub prowadzeniu mediów społecznościowych. Taką właśnie osobą jest wirtualna asystentka, która oprócz czynności, które wykonuje pracownik biurowy, jest w stanie zająć się również innymi zadaniami.

Więcej o delegowaniu obowiązków i wynikających z niego korzyściach dla Ciebie, pracowników i rozwoju Twojej firmy przeczytasz tutaj: Delegowanie od A do Z, czyli 10 prostych zasad

Zakres obowiązków wirtualnej asystentki zależy wyłącznie od jej umiejętności i Twoich potrzeb. W agencji Assistly dobieramy WA do przedstawionych przez Ciebie zadań, które chciałbyś oddelegować. Zastanawiasz się, co możesz powierzyć swojej dedykowanej wirtualnej asystentce? Między innymi następujące czynności…

Obowiązki pracownika biurowego

Jak już wspominałam, wirtualna asystentka wykona wszystkie czynności powierzane pracownikowi administracyjnemu, które możliwe są do realizacji online.

Kreowanie i edytowanie stron internetowych, blogów, sklepów online

Istnieją wirtualne asystentki wyspecjalizowane w tego rodzaju zadaniach. Jeżeli prowadzisz online wiele działań związane ze swoją firmą, współpraca z WA pozwoli Ci to ograniczyć ilość czasu, który spędzisz na szukaniu w czeluściach WordPress’a nowej funkcji, którą chcesz dodać.

Prowadzenie mediów społecznościowych

Social media to w obecnych czasach dźwignia handlu i główny kanał sprzedaży oraz promocji. Nie musisz mieć pojęcia o prowadzeniu profilu, aby cieszyć się korzyściami płynącymi z działalności na portalach społecznościowych. Twoja WA będzie wiedzieć, co robić.

Działania z zakresu SEO

To bardzo istotna dzisiaj kwestia, jeżeli zależy Ci na efektywnej działalności w sieci. Pozycjonowanie stron umożliwia Twoim potencjalnym klientom proste dotarcie do oferowanych przez Ciebie usług. To także działka, którą z powodzeniem możesz przekazać wirtualnej asystentce.

Research danych

Potrzebujesz konkretnych informacji na istotny dla Twojej działalności temat? A może chciałbyś przejrzeć konkurencję i zobaczyć, czy nie zostajesz w tyle? WA zrobi dla Ciebie profesjonalny research danych wraz z podsumowaniem, zestawieniem wyników i raportem.

Usługa concierge

Większość pracowników biurowych zajmuje się rezerwacją sal konferencyjnych, hoteli, lotów oraz innymi czynnościami organizacyjnymi. Zakres ich obowiązków kończy się jednak na granicy praca – życie prywatne. Potrzebujesz kogoś, kto pomoże Ci w codziennej organizacji życia zarówno zawodowego, jak i tego po godzinach? Dla wirtualnej asystentki to żaden problem!

Copywriting

Zdarza się, że potrzebujesz profesjonalnie napisanego tekstu, sprawdzenia błędów językowych i literówek w treści umów, wyczerpującego wpisu na Facebooku, opisu produktów lub zdjęć w social mediach. Nie są to jednak tak duże ilości, aby zatrudniać na cały etat copywritera. Nie ma problemu, tym też może zająć się Twoja wirtualna asystentka.

Rekrutacja

Prowadzisz niewielką działalność, nie posiadasz działu HR, jednak musisz zatrudnić pracownika. Wirtualna asystentka zrobi to za Ciebie. Przygotuje ofertę, opublikuje ją, zbierze i przejrzy nadesłane zgłoszenia, a następnie umówi Cię na spotkania. Tobie pozostanie jedynie podjęcie ostatecznej decyzji.

Działania marketingowe

Dopracowane i przemyślane działania sprzedażowe online to teraźniejszość i przyszłość marketingu. Warto powierzyć więc tego typu czynności profesjonalistom. Nie musisz jednak od razu wynajmować agencji marketingowej. Twoja wirtualna asystentka może rozwinąć marketing Twojej firmy w tak samo profesjonalny sposób.

Inne zadania

Specyfika zawodu wirtualnej asystentki polega na tym, że rodzaj wykonywanej pracy zależy od aktualnych potrzeb określanych we współpracy z klientami. Jeżeli chciałbyś przekazać WA inne zadania, nie jest to żaden problem. Robimy o wiele więcej. Wystarczy, że skontaktujesz się z nami i opowiesz o swoich potrzebach, a my damy Ci znać, co możemy z tym zrobić.

Twoja dedykowana WA to więcej niż pracownik administracyjno-biurowy

Wirtualna asystentka to pracownik, o którym marzy każdy pracodawca! Pomoże Ci na wielu płaszczyznach, nie boi się wyzwań, ani ciężkiej pracy i cechuje ją przestrzeganie określonych terminów. Delegowanie obowiązków to krok, który czeka każdego przedsiębiorcę chcącego rozwijać swój biznes. Im szybciej go wykonasz, tym szybciej ruszysz do przodu.

Zatrudnienie wirtualnej asystentki pozwoli Ci też oszczędzić sporo pieniędzy, co przy szalejącej obecnie inflacji jest istotne dla każdego z nas. Jak to możliwe? Wirtualna asystentka Assistly pacuje w oparciu o umowę B2B, co oznacza, że nie zostajesz obarczony np. obowiązkiem odprowadzania składek na ZUS, zapewnianiem niezbędnego sprzętu, ani lokalu.

Assistly to nowoczesna agencja wirtualnych asystentek. Co to dla Ciebie oznacza? Po pierwsze dobranie idealnej, specjalnie dedykowanej asystentki wypełniającej powierzone jej przez Ciebie zadania. Po drugie brak urlopów, zwolnień chorobowych i innych nieobecności. W przypadku niedostępności Twojej WA jej obowiązki przejmie inna asystentka. Po trzecie profesjonalne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań. W Assistly jesteśmy zespołem i pomagamy sobie w obowiązkach wykraczających poza nasze kompetencje oraz możliwości. Oznacza to, że zawsze masz pewność 100% profesjonalizmu.

Wirtualna asystentka to zdalna wersja Pro pracownika administracyjno-biurowego. Zawód ten staje się coraz bardziej popularny i nie ma w tym nic dziwnego. Ogromna elastyczność i kompleksowość usług wirtualnych asystentek to koło napędowe wielu nowoczesnych przedsiębiorstw. Chcesz zacząć współpracę ze swoją dedykowaną asystentką i sprawdzić, jak pomoże to nabrać wiartu w żagle Twojej firmie? Kliknij poniższy przycisk i umów się na darmowe, 15 minutowe spotkanie z naszym konsultantem!

Zapisuję się