Twój czas ucieka Ci jak przez palce? Czas rozważyć innowacyjne podejście do zarządzania swoim czasem i kalendarzem. Kluczem do tego może okazać się pomoc zdalnej asystentki Assistly.
Zarządzanie kalendarzem — jest konieczne?
Zarządzanie kalendarzem i zadaniami to proces, który składa się z odpowiedniego zorganizowania, planowania, monitorowania oraz kontrolowania zadań koniecznych do wykonania, by osiągnąć określony cel. Jeśli gonią Cię terminy, żyjesz „na ostatnią chwilę” lub masz problemy z delegowaniem, to na pewno potrzebujesz lepszej organizacji kalendarza.
Dobre praktyki zarządzania kalendarzem
- Przed rozpoczęciem tygodnia lub dnia spójrz na swój kalendarz, zidentyfikuj priorytety i celowe zadania. To pozwoli Ci uniknąć nagłych zmian i lepiej przygotować się do nadchodzących wyzwań.
- Przydzielaj kategorie do różnych rodzajów zadań. To pozwoli Ci lepiej zorganizować swój czas i łatwiej zidentyfikować, które zadania wymagają natychmiastowej uwagi, a które można przełożyć na późniejszy termin.
- Dziel swój dzień na bloki czasowe, dedykowane różnym typom aktywności. To pomaga unikać rozpraszania uwagi i umożliwia bardziej skoncentrowane podejście do konkretnej pracy. Nie zapomnij również o zaplanowaniu przerw, aby utrzymać wydajność przez cały dzień.
- Określ priorytety dla każdego zadania. Wykorzystaj techniki takie jak metoda Eisenhowera, aby odróżnić zadania ważne od tych pilnych. To pozwoli Ci skoncentrować się na najistotniejszych aspektach swojej pracy.
- Zaplanuj również czas na odpoczynek. Wprowadzanie równowagi między pracą a życiem prywatnym jest kluczowe dla utrzymania długotrwałej produktywności. Nie bój się zarezerwować czasu na rekreację i naładowanie baterii.
- Przeglądaj swój kalendarz regularnie, zwłaszcza pod koniec dnia lub tygodnia. Analizuj, co zostało osiągnięte, co można poprawić, i dostosuj plan na kolejne dni, uwzględniając wnioski z przeszłości.
Narzędzia wspomagające zarządzanie zadaniami
Istnieje szereg narzędzi pomagającym w porządkowaniu czasu i codziennych zadań. Wybór odpowiedniego to kwestia preferencji i potrzeb. Otwórz się również i na nie, by ułatwiać swoją pracę i nie siedzieć przy biurku z kartką papieru, stoperem i arkuszem Excel. Dostępne na rynku narzędzia pomogą Ci w zadaniach! Większość z nich znajdziesz również w formie aplikacji — możesz więc korzystać z nich na dowolnym urządzeniu mobilnym.
Wśród najpopularniejszych wyróżniamy:
Google Calendar
To potężne i bezpłatne narzędzie do zarządzania czasem, które oferuje wiele funkcji ułatwiających planowanie, organizację i śledzenie wydarzeń. Umożliwia synchronizację z wieloma urządzeniami i narzędziami. Google Calendar jest dostępny online przez przeglądarkę internetową oraz jako aplikacja mobilna na systemy Android i iOS. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do swojego kalendarza z dowolnego miejsca i urządzenia. Jedną z kluczowych cech Google Calendar jest możliwość udostępniania kalendarza innym użytkownikom. To doskonałe narzędzie do planowania spotkań, projektów czy wydarzeń zespołowych. Można dostosować poziom dostępu dla każdego uczestnika. Google Calendar oferuje funkcję przypomnień i powiadomień, dzięki którym użytkownicy nie przegapią ważnych terminów. Można dostosować czas przypomnienia i otrzymywać powiadomienia na różnych urządzeniach. Dzięki integracji z innymi narzędziami Google takimi jak Gmail czy Google Meet użytkownicy mogą bezproblemowo przenosić informacje między różnymi aplikacjami. Na przykład, dodając spotkanie w Gmail, automatycznie pojawi się ono w kalendarzu.
Trello
To platforma do zarządzania projektami, która umożliwia organizację zadań w formie tablicy kanban, z możliwością dodawania kart z opisem i list zadań. Trello umożliwia kontrolowanie pracy własnej i zespołów.
Asana
Służy również do zarządzania zadaniami. Przy tworzeniu zadań możemy określać datę końcową, ustalać priorytety, przypisywać osoby do określonych czynności. Członkowie zespołu mogą również sami się dopisywać, gdy zainteresowani są konkretnym zadaniem.
Jira
To opcja zarządzania i planowania zadaniami dla zespołów deweloperskich. Członkowie mogą w nim obserwować swoje postępy, zarządzać budżetami i wymaganiami.
Monday
Aplikacja, która podobnie jak powyższe uporządkuje zadania i pokaże ich postępy, ale oprócz tego pozwoli na zarządzanie kampaniami marketingowymi lub sprzedażą. Zawiera ona również możliwość wysyłki SMS i e-mail, dodawanie komentarzy, czy przenoszenie plików.
Notion
To szczególny notatnik, w którym zanotujesz niezbędne informacje oraz wszelkie plany. Umożliwia tworzenie list zadań, przenoszenie do poszczególnych kategorii, dodawanie etykiet, tagów i wiele innych.
Toggl/Clockify
To przykłady platform do mierzenia czasu pracy. Dzięki zaznaczaniu czasu jesteś w stanie określić i monitorować, w jakim czasie wykonałeś daną aktywność. Z platform tych z łatwością wygenerujesz raporty miesięczne bądź dzienne.
Freedom
Jest to aplikacja blokująca wszelkie „rozpraszacze” elektroniczne umieszczone wokół na określony czas. Dla przykładu media społecznościowe, strony internetowe. Dzięki ustalaniu czasu blokady możesz mierzyć czas spędzony na pracy lub posłuchać muzyki dla lepszej koncentracji.
Kiedy skorzystać z wirtualnej asystentki?
Pamiętaj, że poprzez delegowanie zadań zrzucisz z siebie wykonywanie „drobnych” spraw na poczet skupienia się na tych najważniejszych. Nie zapomnij, że problemy z zarządzaniem zadaniami są powiązane z wielozadaniowością, pracoholizmem, prokrastynacją itp. To może prowadzić do zmęczenia, frustracji lub niewłaściwego podejmowania decyzji. Jeśli czujesz się w ten sposób, to zdalna asystentka, taka jak z Assistly, może się okazać strzałem w dziesiątkę!
Jak znaleźć idealną asystentkę?
Znalezienie odpowiedniej asystentki to proces, który może wymagać czasu, dlatego skontaktuj się z nami. Ustalimy, czego potrzebujesz i dopasujemy kandydatkę szytą na miarę Twoich potrzeb.
Umów się na niezobowiązujące spotkanie i sprawdź, co możemy dla Ciebie zrobić!